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加班不再是「常態」 文∕摩特格．L．博德(瑞銀集團投資事業群資深副總裁)
在諮詢史塔克女士的專業意見之前，加班是我們公司員工的常態，員工得在下班後再多留幾個小時，才能完成工作，趕上應有的進度。
史塔克女士受邀短期留在我們公司，幫助我們改善公司內部溝通協調的方式，讓協調流程變得更加有效。同時，她還指導我們如何將日常事務分門別類，並隨時追蹤進度，也告訴我們如何善用微軟的e-mail收發軟體（Outlook）整理歸納各種訊息。諸如此類的改善方法不勝枚舉，但可以肯定的是，我們的工作方式有了很大的進步。我們的員工現在可以準時完成每天的工作，工作過程中也很少出錯，更不用擔心會造成很大的疏失。我們有六個夥伴負責各種執掌，其中有個負責「退休金計畫」，有個專責研究工作，現在運作變得非常順暢，他們彼此花費在溝通協調的時間更少但成效卻更好了。
根據我的估算，比起史塔克女士還沒來之前，我們每天可節省九十分鐘的時間。我的六名屬下原本是無所適從，壓力又大還要常常加班。他們現在效率變高了，還能在下班之前就完成工作，準時回家。幾個月以來，沒有一個員工需要留在公司加班。史塔克女士就如同她的專業頭銜「生產力專業顧問」，她指引我們一條通往成效更好的捷徑，成效比以前好太多了，而且還縮短了工時。我們的員工有信心可以在現有人力下，達成顯著的業績成長，而我們可以善用多出來的時間，好好研究公司的發展方向和策略，以期達成更卓越的成就。
前言
關於精簡的基本概念
如果你是一個認真的員工，希望能讓工作表現更良好，早就努力讀過許多時間管理以及提高生產力的書。那麼《上班8小時，練習只做重要的事》有什麼不一樣呢？本書的特點就在於創新的工作流程法則，這個法則可以讓你在壅塞暴量的工作負擔中，找到一個解套的方法。簡單來說，本書的主旨就是做事要少，不要貪多，集中精神才能事半功倍。
很多員工看到這個主旨，會感到相當驚訝。這也難怪，因為公司總是要求員工要加班多做點事情，卻吝於提供資源。而這也是為什麼我很強調這個主旨，過去十幾年來，「生產力」是員工的最高原則，卻沒想過一般人無法承受長期的超時工作。
何謂「生產力」？以商業的角度來看，生產力是指每單位勞力所能製造的商品數量，或是所能提供服務的次數。生產力不但是評量企業是否成功的標準，同時也是一個國家整體經濟是否建全的指標。整體而言，美國人現今的生產力達到史上最高，但是仔細想想這幾年來，促成美國高生產力的原因並不健康。由於經濟衰退，公司大幅裁員只保留最低限度的人力，而留下來的員工卻得以更少人力做更多事，就如同我在序中所提到的女職員。我們拚命加班只為了保住工作，混口飯吃，但這種情況讓人相當沮喪。
節省時間，自救助己
所以，我要宣揚這套精簡工作的方法，我非常相信唯有這套方法才能去蕪存菁，留下真正有價值的工作，在這場經濟衰退當中不會讓你因為工作過量而失去健康，失去家庭生活還有人生的歡樂。
大多數的員工都深信只要不顧一切奉獻給公司，就可以解決所有的工作問題。其實，這只是雇主讓員工如此認為而已，你真的不用做到犧牲奉獻的地步來表示忠誠，也不用完成大量的工作來表現你很有價值。
我是說真的。來看看日本的例子，日本員工以無償加班做超量的工作，來展現對公司忠誠的表現，而不是把重點放在加強自己的生產效能，這是日本企業根深柢固的觀念。所以，日本員工有很高比率的「過勞死」，如同字面所示，工作過於勞累而死。其實不單只有日本，許多西方國家也有同樣的狀況，只是我們的醫療機構很少追蹤記錄這個死因。
好好想想，你為了可能會加薪或升遷而失去健康，這真的值得嗎？這只是「可能」會讓你加薪或升遷，並非一定會實現。你能保證埋頭苦幹真的能得到上級的賞識嗎？與其花時間和同僚別苗頭，還不如好好處理真正重要的事情，專心排定策略，並且確實執行。別把自己逼得太緊，這不但會降低你的表現，也無法提升你在公司內的價值。
嚴苛的現實
超時工作只會事倍功半，降低產能。已有相關研究顯示每週工作六十小時，生產力平均下滑了二十五％。超時工作會讓人感到疲勞，進而失去判斷力造成表現失常，所以延長工作時間只會讓生產力下降。到了最後，即使你的工作意圖很強，還是徒勞無功。而且，你工作的分量太超過了，就會不自覺養成壞習慣，這對你的公司不但沒有好處，也跟你想要好好表現的初衷背道而馳。
教訓何在？你不是機器，長時間工作只會讓身體和心理感到疲勞，身心俱疲的狀態下，工作的步調就會變慢，不斷出錯，還會浪費更多時間。更糟糕的是，一個人長久處於疲勞的狀態下，很容易產生心理憂鬱，若是太忙而忽視這個狀況，則可能會爆發成失控的局面。憂鬱會對人造成很大的殺傷力，而且還會造成產能低落的問題，甚至於引發更嚴重的後果。
傳統的一週四十小時工作時間是較佳的折衷方式，也能在生產力和過量工作中取得平衡。不過，今天有許多人礙於公司期望或是企業結構，無法採納這種工時分配的方式。有的人認為要把行程排得滿滿的，才會有動力完成工作，可是他們的能力即使到了極限，卻還不知要放手。你會希望自己「短路」而拖累工作表現嗎？你很清楚工欲善其事必先利其器吧？那怎麼還不懂得好好善待自己？
最佳的解套方法
我會在接下來的章節裡，告訴你如何擺脫得要加班的緊箍咒，心中不斷默念「精簡，精簡，精簡」的咒語，你每天將會空出九十分鐘，遊刃有餘。一天可以空出九十分鐘不是空談，我的客戶執行這套方法後，充分改善了內部的管理狀況。
我要教你的方法，就是利用我的時間管理方式，重新分出事物的輕重緩急，將注意力集中在重要的事情上。你會學到如何捨棄陳舊的整理方法，接納創新的分類方式，分辨手上的工作事務，擺脫低落的生產效能。依照這個方法，你就能削除多餘的旁枝末節，專心處理主要的任務。
你不用感嘆這一切都是命，讓工作壓垮自己；而是要掌控自己的命運，擺脫現況，學習改進方式，邁向工作與生活平衡的未來。傳統的生產力觀念會讓人產生誤解，請你忘了吧。你真正該做的，是認清自己的極限，不要逞強，調整工作態度，想辦法去體認自己在上班時間內能夠合理完成的工作目標。若能如實執行，你最終一定會發現你可以如期完成所有重要的事，而且時間真的很夠用。
我所提供的方法，只不過是要你重新調整你的人生，在工作之餘也能享受生活。這裡要提醒你，執行新方法不見得容易，但是這個觀念與方法簡單明確，有利施行。你若能接受這樣的基本概念，現在就容我正式介紹「生產力流程法則」（The Productivity Workflow Formula TM；簡稱PWF）。
創新的時間管理術：生產力流程法則
PWF有六大執行步驟：
1.分辨該做什麼：仔細審視工作需求，分類歸納待辦事項，對付浪費時間的禍首，下決心只做真正重要的事。
2.安排時間：妥善安排工作時段，在適當的時機勇於拒絕，明快下決定，以及掌控會議時間。
3.集中注意力：磨練個人意志力，去除分心的雜念，學習集中精神的方法以及避免無謂的「多工」。
4.處理新資訊：有效地搜尋資料，分類管理數位資料以及快速回應e-mail、語音留言和公文。
5.終結鬼打牆：分辨哪些值得一試，哪些是做白工；減少「鬼打牆」般沒效率的惡性循環，解決人事問題的瓶頸，以及徹底執行生產力法則。
6.精蓄銳，管理工作動能：注意會影響心理的生理因素，適當的睡眠，均衡飲食，適度的運動以及保持好心情。
PWF是一種環狀的循環模式，不論在何時都可以周而復始。換句話說，這個模式沒有終點，可以不斷進行，進而成為生活的方式。除此之外，不像傳統的生產力模式是單向直線型的（如Ａ到Ｂ到最後什麼都沒有），PWF可以讓你擁有自己的步調，避免停滯期，帶領你達到新境界。
生產力流程法則（PWF）
生產力＝分辨輕重＋安排時間＋集中精神＋隨時應變＋終結循環＋管理體
如果你確實把PWF應用在生活中，每天真的可以節省九十分鐘，用這些時間好好享受生活，而不是讓工作塞滿你的人生。雖然這聽起來很荒謬，但是你真的可以事情少做一點，成就多一些，你只是需要把有價值的高產能工作，從一堆沒有意義的雜事中篩選出來。
那麼，讓我們一起開始，看看這六大步驟怎麼改變你的生活。
作者序
某天早上，我來到一家名列《財星》（Fortune）前一百大的電訊公司進行專題演講，我進入會議廳時，有位女性員工向我走來，而她的臉色不太好看。「我得要老實講，」她說，「我不是很想聽妳的演講。」
我的演講根本還沒開始就聽到這句話，有點措手不及。「真的嗎？」我回應她，「可以請妳告訴我原因嗎？」
「當然可以。」她繼續說，「我根本就不想提高自己的產能，我每天都拚命工作十二個小時，工作還是多得做不完。我不想再聽到一個生產力顧問告訴我，我應該要做更多事，但實際達成的目標卻少得可憐。我真正想要的是事半功倍。」
我瞬間豁然開朗，我用肯定的語氣告訴她：「我來這邊，就是為了要幫助妳。」
我在一九九二年創設了「生產力專家」顧問公司，公司的宗旨就是幫助客戶「用最少時間，創造最多成果」。而這位女職員說「事情太多做不完」，以及她所希望的「事半功倍」道出了我這二十年來為各界服務的主要內容，而這本書的書名 (注：英文原書名What to Do When There’s Too Much to Do，直譯為「太多事要做時該怎麼做」。)靈感也來自於此。
坦白說，工作多不見得是好事。想想看，哪一種方式比較會讓你的上司驚豔？一天內做了三十七件沒什麼價值的小事，還是一天只做七件工作，但全都是價值很高的大事？一天工作八小時的員工能比一天工作十二小時的員工，更具有生產力嗎？答案其實呼之欲出。最重要的還是「成果」，不是完成的工作件數，更不是花費的時間長短。盲目的忙碌不等於有效的產能，兩者不能混為一談。沒有人在乎你待在公司的時間有多長，或是完成了多少待辦事項。大家只會在乎你的工作能力，以及最後的成果。
我撰寫本書的用意，是希望能幫助你達成更多的「成果」，而不是只有「結果」。我也明白要把寶貴時間用來閱讀本書，很讓人為難，而且還是老生常談的內容。但是有些事情值得花點時間去了解，我也非常希望你能夠考慮一下，你現在投資了一點時間，但以後可以節省更多的時間。
就如同本書副書名 (注：原文為Reduce Tasks, Increase Result, and Save 90 Minutes a Day。)所寫的：「減少工作分量，增加工作成果，並且每天節省九十分鐘」，我們會把重點放在如何減少工作的分量，真正達到事半功倍的效果。本書的最終目的，就是讓你在工作和生活都能雙贏。對你本身而言，不但工作成就顯著提升，也能與私人生活取得平衡。對你的上司來說，員工不會為了維持私人生活而輕易離開公司。只要員工的成就感和士氣大振，而公司的人員流動率也會跟著降低。
所以，提高生產力對於員工和公司來說，是雙贏的局面！
想要減少工作量，首先就是要捨棄原本「衝衝衝」的觀念。現代人的生活步調很快，壓力又大，常把工作時間延長到每週六十、七十小時，甚至八十個小時。工作時間變長，生產力反而下降，這是必然的結果，人不可能在筋疲力竭時還能拚命工作，即使勉強自己硬著頭皮去做，疏忽之下只會造成更多錯誤，最後還要花更多時間去彌補。到最後，為了追上落後的進度，你只能竭力往前衝刺。對於大多數人來說，這也是個無法破除的惡性循環。
所幸你買了本書，表示你試圖改變現況，捫心自問：「我真的需要那麼長的工作時間嗎？我一定要拚了命才能把事情做完嗎？還是說，其實我做事不得法，沒有效率？」好好審視自己的工作習慣、執行流程還有進行方式，你就會發現產能低落的癥結所在。
《上班8小時，練習只做重要的事》一書完全顛覆傳統的時間管理法，這是因為傳統的方法已不符合現今的職場潮流。我念大學時是在一九八○年代後期，當時我修了一門時間管理課。第一天上課時，老師就要大家制定一份日程表，工作內容和起始的時間都要寫出來。我寫了份鉅細靡遺的行程表，從幾點幾分到幾點幾分，要做哪些事情，安排得分毫不差。大致上我還能照著行程表走，但如果有突發事件，就會打亂我原本的安排，預定要完成的事項也全都泡了湯。
隨著時代的演變，傳真機、語音信箱、網路、e-mail、手持式裝置、應用程式（apps）以及各式各樣的科技產物紛紛出籠，生產力的定義也因此產生了巨變。換句話說，如果你想要事前安排一整天的工作行程，細分每分每秒該做的事情，那麼一天開始不到五分鐘，你的行程就已經爆滿了。
資訊過多讓事情也變得更多，生產效能不但下降，還會讓我們忙得不可開交。因為經濟衰退，我們的荷包變得消瘦、對人卻很刻薄。我們有更多期望，資源卻很少，越來越繁重的工作落在我們肩頭。結果就是待在辦公室的時間越來越長，私人的生活時間越來越短，和親人伴侶也漸行漸遠。
上班族每天都要面對從四面八方湧進來的大量資訊，他們雖然想要好好記錄分類這些資訊，卻都無所適從，也因此產生了極大的壓力。我們對外的聯絡方式更多了，聯絡人也多了，溝通的時間更快了，但是每天要做的事情變得更多。
如果你制定了一份「普通」的待辦清單，而且想要把清單上的事情全部做完，那意味著必須耗費數百小時工作時數。而且，你可能只是把時間花在「擬定計畫」還有「分門別類」上，卻都還沒有動手開始！現今資訊流通快速，制定一份冗長的待辦事項表只會浪費寶貴的時間，相反地，好好規畫自己的生活對你才有好處，系統化的工作方式可以幫助你分辨哪些才是值得去做的工作，把握時間，心無旁騖完成這些工作。
如果你的事情實在太多了，真的需要占用一些時間才做得完，這也不要緊，只要你認真做事，集中精神，你還是可以辦得到。我在本書中提供的工作流程法則層次分明，便於執行，你可以隨時視情況調整行程表。到最後，你每天就可以至少節省九十分鐘，這些充裕的時間可以讓你彈性應用。
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