第1堂課  下指令：用一句話讓團隊奮起
 
訣竅2：前一個任務沒完成前，不要任意追加新工作
 
你升上管理職之後，可能會因為忙於自己的工作而忽略部屬。由於忙碌，經常隨口說出心裡想的事，而部屬卻聽不懂你想表達的重點。
 
說來慚愧，過去的我就是最好的例子，經常想到什麼就跟部屬說，而且指示的內容還會不停地變來變去。
 
正因為如此，我當時在公司裡有個綽號叫「追加課長」，戲稱我交辦工作就像參加自選行程一樣，接二連三地不斷追加下去。例如，要寄出新商品ＤＭ時，我會做出這樣的指示。
 
①七月六日下午一點多
吉田：「你去把橫濱市所有速食店的資訊都列出來。」
部屬：「我知道了。」
 
②七月六日下午三點
吉田：「啊，我都忘了，川崎市的資料記得也一起提供。」　
部屬：「好。」
 
③七月八日上午十點（部屬將完成的速食店列表拿給我看）
吉田：「這樣有點太少了。啊，那你把家庭式餐廳跟居酒屋也列進去吧。」
部屬：「好，我知道了。」
 
④七月九日下午兩點（部屬將完成的餐飲業列表拿給我看）
吉田：「這樣又太多了，預算上會有問題。你把橫濱市○○區、○○區跟○○區的店家先拿掉吧。」
部屬：「好……」
 
⑤七月十日上午九點（部屬再次拿完成的列表給我看）
吉田：「嗯，這樣可能又太少了……」
 
這種做法不僅浪費時間，也會讓部屬感到心力交瘁。若是換成以下方式，效率應該就能提升。
 
「你先調查一下，橫濱市跟川崎市一共有幾家速食店、家庭式餐廳和居酒屋。」
 
「查好跟我說，我再決定要寄ＤＭ給哪些地區的店家。」
 
「然後，你再列出那些店鋪的相關資訊就好。」
 
只要這麼做，就可以避免想到什麼就說什麼，同時提升雙方做事的效率。這就是傳達訊息之前，有沒有先思考的差別。
 
辦事效率不佳的人大多不願花時間做事前準備。但是省略這個動作，之後反而要花更多時間重新修正。具體而言，只要依照以下4個步驟進行準備工作即可。並且，盡量一次將工作交代完比較好。
 
①列出所有要交辦的事項。
②排列對方較容易理解的指示順序。
③設想可能會發生的意外，大致擬定備案。
④先決定要在哪些部分進行確認。