檢視專案的n種角度
或許多數人在工作中都經歷過「專案」的各種形式,但很少有公司或專案管理者會回頭檢視專案(復盤)。這本書提供了檢視專案的n種角度,我覺得很好看。
一如作者在致謝詞中提到,康納曼與塔雷伯(《黑天鵝》作者)是作者團隊的顧問之一,書中時不時可看到他們的影子。
第六章對於「肥尾」分佈的風險管理,給了有趣的例子,「如何處理尾部?答案是切掉」,提到英國的「二號高速鐵路」一案,評估後若碰上考古遺址將是重大風險,解決方式是付訂金預約全國所有合格的考古學者,這樣雖然不便宜,但比起讓造價數十億的工程停工,仍然太便宜了。
我最喜歡的章節是描述建築師法蘭克·蓋瑞的工作方式,他的提問方式(「猶太人會詢問每一件事」),他做模型的方式(目的是要精確規劃,並且擅用數位工具,可以進行數千次的模擬)。這點出了,成功的專案背後都有一套做事的方法。作者提到「優良規劃與糟糕規劃的基本差異就在這,常見的規劃不良,是把問題、挑戰與未知的元素留到以後再解決。」而優良的規劃則是「計畫中的每一個環節都經過檢驗與測試,等專案走向交付,已經沒有需要解決的問題。」
換句話說,不良的規劃,帶有投機取巧的僥倖心態,帶著尚未釐清的頭緒上路,祈願好運眷顧。這是做專案常見的心態,領導者是以信心喊話的方式在做事,而不是以方法論的方式在做事。這樣的差異也會影響專案失控時的處理方式,「專案失控時,永遠還會有其他的成本----那些不曾出現在試算表上的代價」,讓人聯想到專案失控時,無上限超時工作趕進度。
然而工作的方法論越來越受到重視,其一就是做模型、原型(prototyping)、測試、迭代。書中提到的良好工作團隊,都在這方面著力頗深。作者強調這個過程的動態性,真正要突破的心理障礙,是把規劃當成靜態、制式的事物(例如為了製作專案文件而做文件)。
良好的工作團隊是專案成功的要件,作者提到從許多專案領袖的訪談,其中唯一一個共通點是「找對團隊」。挑選團隊時的評估點是什麼?讀完此書之可得到一些啟發,例如工作方法(良好的團隊士氣絕對不會只依賴信心喊話),經驗資料庫(能持平的提出風險評估、預測錨點),以及模組化的核心能力(書中很重視「重複」這個概念,不良的工作以重複來磨損一個人,但好的工作透過重複來打造核心實力,「那個我們重複製作、每多做一次就更聰明、愈來愈好的那件事是什麼?」)。
書中提到的大型專案,往往因為政治力的介入,而變成大黑箱,費用超支,卻往往得以合理化。看來是監督與治理上的漏洞,但願專案管理的意識、素養提升之後,此問題越來越得以攤在檯面上討論。
細節方面覺得還有許多地方可以再專書討論,例如書中未討論IT專案的成敗關鍵,而IT專案無法收尾應是許多公司的共同頭痛吧。
另外,書中關於「系統一」直覺判斷的說法,也有些地方待釐清,提到要避免樂觀偏誤,由系統一而來的感覺是直覺事實就是那樣,是一種直接跳到結論的機制,所以明智的人需要避免以系統一做決策。然而專家又通常是擁有敏銳「技術直覺」的人,作者引用波蘭尼的「內隱知識」理論,認為這是一種實踐智慧。這樣得出的結論會有點矛盾,也有可能過度倚重專家的自信,又掉回信心喊話的原路。
另外,書中提到以量產太陽能發電、風能電廠的方式,以解決暖化問題。讀了覺得有一絲隱憂,因為工業化量產、指數型增長,都不是自然界演化出的模式(除非是癌細胞),而是人為介入才有的模式。而人類最常做的事,就是創造出他無法駕馭的事物。就如同專案會失控,工業化量產、機械化複製的東西也可能會失控。這或許是另一個議題。
整體來說,這本書有踩到專案管理的痛點,並且能區分務實與務虛的做法,但願能衍生更多的應用與討論。