我只想好好上班！：新鮮人求職、就職、升職、離職的應對解答之書

擅用寫作發揮影響力
 
在職場上，書寫是最被低估的技能之一。如果你想讓主管印象深刻，讓主管認為你比其他人都棒，那麼展現駕馭文字的能力就是最好不過。
 
我把寫作技巧建議精簡成兩個簡單的原則：
 
1. 清楚扼要。在忙碌的職場上，大家的時間都很寶貴。文件一開始最好有個簡短客觀的介紹，然後條列重點，方便對方閱讀。只寫必要資訊，並以附件提供補充資料。用字遣詞應正確表達你的意思，措詞和語氣都要反映對方的職級和立場。儘量用主動語態描述，而不用被動語態。簡報檔不要寫太多文字，善用彩色圖片、表格和相片，吸引讀者的注意。
 
2. 控管品質。第一次寫的草稿就很完美，這種事是不存在的。要養成校對的習慣，並請同事幫你看過一遍。千萬不要懶散。從你辦公桌離開的每一份文件都應該小心檢查，格式要簡潔、注意文法和錯字。把你寫的東西當成自己的一部分，你要將這部分的自己展現給全世界。即使你是看過這份文件的第十五個人，也應該負起校對責任，在轉寄出去前，讓這份文件內容正確無誤。
 
如果想提升寫作水準，可以查查大學或進修中心商業寫作的課程資訊。這些課程通常不貴，而且可以依據你的特殊需求調整內容。不要因為時間關係就打消提升寫作技能的念頭，現在很多線上課程可以讓你隨時進修。
 
目前大部分的文字溝通都是透過電子郵件，遵守清楚扼要和控管品質這兩個溝通原則，同時必須考慮到電子郵件這種媒介的種種特性。
 
跟大家分享一個真實故事。美國知名大學學生到國外研習，寫電子郵件給學務長，想確定自己申請宿舍舍長的進度狀況。因為這名學生整個學期都不在，學務長忘記把他的申請書列入考量。這名學生痛失機會感到相當沮喪，透過電子郵件向學務長表達自己的不滿。
 
學務長看了很生氣，把這封郵件轉寄給辦公室裡的同事，並寫下：「真是討厭鬼。這些被寵壞的臭小子以為什麼事都理所當然。他幹麼不直接轉學？」不幸的是，學務長不小心按到回覆鍵，學生收到他氣極敗壞的回信。無論學務長怎樣道歉，傷害已經造成。滿肚子火的學生整天忙著將學務長這封既不恰當又不專業的回信，轉寄給他認識的每個人。幾個月內，這封聲名狼藉的電郵傳遍全美各地。這種引發眾怒的電子郵件，只要幾封就能讓知名大學的校譽掃地。