資訊管理：知識和智慧數位化（含個案探討及習題）

1-1　管理資訊系統歷程
 
資訊化應用於企業經營管理主要在於資訊和流程等構面，故其管理資訊系統歷程須從這二構面探討。
 
1. 在資訊構面上，若以嚴謹和廣泛角度看，可分成資料、資訊、知識、智慧等四個階段性形成發展，茲分別說明如下。
 
(1) 資料
 
資料是指企業在營運過程中所產生的第一次和原始的數據或內容，例如：入庫資料，它通常是以單據和交易所觸發的，故一旦觸發產生後就不容無理由變更，也就是不可沒有依據就篡改或偽造，這牽涉到資料的真實性、來源性、證明性，這對於在法律和會計上是具有企業經營成效和稽核的呈現價值。從上述說明可知，資料是企業營運的直接結果，也是一種無形資產，故如何保存和運用這些資料，在企業經營運作是非常重要的。
 
茲以整理ERP 企業營運資料為例，說明如下。
 
在ERP 資訊系統內，其企業每日運作所產生的資料，對企業本身而言是非常重要的，故就軟體資訊而言，是以資料庫的形式儲存和使用，這些資料會運用到資料庫關聯的效用，以達到快速、正確、整合的效益。而以企業主體重點來看，其有關產品相關資料是最重要的，產品項目一般是指任何購入或自製的原材料、半成品、完成品、在製品及間接物料。而產品有關的基本資料，包括材料主檔和材料表，所謂材料主檔包括每個料件項目的屬性，材料表則記錄構成某項目的下一階材料和使用多少用量。
 
(2) 資訊
 
當資料產生後，若企業置之不理或只以資料階段方式運用的話，那就無法發揮管理分析的作用，故此刻須將資料轉換成資訊。所謂資訊是指將資料經過統計彙整等運算後，成為加值後的一種數據和內容，它具有目標性和意義性，也就是在經營管理上認為有用的資訊，才會將資料轉換成資訊，並在設定某目的下來運作此資訊，例如：將進貨單、入庫單、銷貨單等資料轉換成庫存資訊，此資訊是在管理降低呆滯存貨目的下，來了解分析此資訊，並從中發展存貨作業的改善，例如：超過1 個月都沒移轉存貨就提出警示，並控管不再採購此存貨物品。