序言
致在職場上說話困難的你
「耶!終於弄好了!」
崔代理對於自己連日傾心盡力準備的績效報告資料深感滿意,但是接過資料的組長看完以後不禁蹙眉。
「嘖!所以到底想表達什麼?」
「為什麼一定要這樣做?」
「所以這樣做會幫公司賺多少錢?」
面對組長的連珠炮提問,崔代理腦袋一片空白,什麼話都答不出來。他像個罪人一樣杵在原地,最終只有得到組長一句「連這點事情都做不好嗎?重做!」的結論。明明盡了最大努力,究竟是哪裡出了問題?
各位在簡報前是不是也會做足功課呢?但是在正式簡報時,有將辛苦準備的資料充分傳達出去嗎?許多主管會在我們簡報才剛開始沒多久,就突然以「ok,到這邊就好」打斷我們的發言,然後開始瘋狂提問。當我們在回答他們的提問時,又不把話聽完,就緊接著問下一個的問題,不給我們留任何情面和餘地;這時,我們就會突然陷入一種辯解迴圈,忙於回答主管的各式提問,全神貫注在該如何回答,完全忘記自己原本要簡報的內容,自然難以提供主管滿意的答覆。最終,準備已久的資料不僅未能好好傳達,還惹主管不開心,只得到主管一連串的批評,「所以到底重點是什麼!」便草草結束會議。這就是為什麼許多職場人士在準備「簡報」時,都會倍感壓力、緊張焦慮的原因。
實際上,因為週一有會議而導致週末無法好好休息,戰戰兢兢準備簡報的人多不勝數,而且那份壓力完全屬於個人,無人能替。在我還是職場菜鳥時,也不能理解為什麼主管在準備進行簡報前都比較神經質,直到我的職等愈來愈高,需要親自簡報的情形愈來愈多以後,才比較能理解那種緊張忐忑的心情,簡直如履薄冰。
然後這份焦慮感會使我們變得更加畏縮,每每只要站到主管面前就會變得好渺小,說話音量也會不自覺變小。面對主管的提問,腦袋也只會一片空白,沒辦法好好回答,直冒冷汗。如果這時一旁的同事還能夠和主管對答如流,內心自然是焦慮無比。
令人惋惜的是,像這樣心慌意亂的時候,不論做任何事情都很容易出錯,就算一心想把話說清楚,也會愈說愈模糊、結結巴巴、邏輯也不通,然後就會從主管口中聽見傷人話語,宛如一把匕首直直飛來。
也因此,許多職場人士對於「職場說話」感到痛苦萬分。我有朋友甚至為此需要長期服用精神科藥物,或者因為緊張過度而在簡報時突然聲音沙啞;然而,最令他痛苦的是,都已經飽受溝通表達折磨,卻無人可以傾訴,尤其對公司同事更難以啟齒,深怕一不小心就成了自己的弱點,所以也無法向人尋求協助,只能獨自隱忍。
其實對於這些人來說,內心痛苦不僅止於「表達」,而是苦心準備的資訊未能透過「言語」如實傳遞,實力自然容易被低估,等於是在展現自身實力的關鍵時刻,「說話」反而成了自己的絆腳石。
如今已是展現自我比自身實力還要重要的時代,如果想要讓自己的想法被人視為是有價值且重要的,就需要開始認真思考並持續練習「如何」傳遞我們的實力。
賈伯斯曾說:「有傳遞價值的訊息要用盡全力去傳遞。」各位不妨回想他的簡報,從動線、道具到簡報設計,都能充分感受到他為有效傳遞訊息做了多少努力;因此,許多人才會被他的熱情打動,用心聆聽。
假如我們也希望主管和同事可以感受到我們的熱情,就要卯足全力傳遞訊息。接下來,我將帶各位一同了解怎麼說話才能擄獲聽眾的心,如何讓自己準備的資料在聽眾心目中留下深刻印象,以及在公司裡充滿自信、明確表達自身想法、獲得實力認可的方法。
推薦序
你的說話習慣,能展現你的職場價值嗎?
聲音教練 羅鈞鴻
我曾聽過一些令人敬佩的工作者說:「我是來工作的,不是來交朋友的!」這種使命必達的精神是值得學習的。但我也發現,有些人在這句話裡,展現的不是工作態度,而是一種對於職場溝通的逃避,用這句名言,合理化自己的不善言辭。
不過這也難免,因為不是所有職場都將「溝通方式」當作一門顯學,我們在職場上偶爾會遇到貼心的主管或前輩提點,但大部分時候都還是得透過自己的觀察與「試錯」,來學習這些職場語言。所以,因為說話而誤了工作,或是工作實力無法被看見,是多數人都會有的痛。
就如同本書書名《改變說話習慣,讓主管一秒挺你》,只要改變說話習慣,讓話語變得有說服力,同事願意為你做事,主管願意讓你主導,那麼你在職場上的地位很可能大大地不同。
要改變說話習慣,首先要改變的是思考習慣。作者崔美英在書中提到了韓國的網路新造語「是病」一詞;在多數的職場文化中,人們傾向於對主管說「是」,展現積極配合的態度。但是,這些「是」的背後,往往代表的是這些職場工作者沒有自己的意見與主張,所以也容易被主管一問三不知。
沒有自主的思考,就不會有令人眼睛一亮,具有說服力的言語。要讓自己變得更加能言善道,就必須先停止這種「不思考」的習慣,鼓起勇氣開口表達,並且練習將想法更確實的傳達給對方。
在我聲音教練的經驗中,我發現人們對職場溝通缺乏自信,有三個常見的困擾;而作者透過她多年在大型跨國企業擔任內部溝通職務的細膩觀察,讓這些問題都有實用的解決方案,而這也是我想推薦這本書給你的原因。
常見的說話困擾 ➊:說話沒有邏輯,常常語無倫次
雖然你對工作有自己的想法,但總是在還沒有想得很清楚的時候,一股腦地丟出來,結果得到的回應通常是:「所以你想表達的是?」好像乾脆不要表達還比較好呢……
在本書中,你會學到 OBC 架構,讓說話有起承轉合,聽起來有頭有尾。也可以透過 PREP 法,有效防範主管常用的連續提問攻勢:「怎樣?」、「為什麼?」、「你確定?」、「所以?」讓主管覺得你有備而來。還有能夠有讓人容易接受提議的 SBE 法,達成說服的目的。
最重要的是,如果你養成將 Fact(事實)變成 Impact(印象)的說話習慣,就更能夠用自然的方式凸顯你的工作價值,而不讓人覺得你在邀功。
常見的說話困擾 ➋:總是找不到正確的時機開口說話
你準備好跟主管報告事情,但有時會發現主管聽得很不耐煩,原來是因為五分鐘後主管有一場重要的會議,結果你被主管認為是個搞不清楚狀況的人。
職場上不乏有專業能力的人,但懂得掌握時機,在正確的狀況下表達合適的內容,就更容易凸顯專業能力,脫穎而出。
你可以利用本書的 TPO 守則,學會在絕佳的時機點開口報告,體恤主管的時間(Time),在正確的場所(Place)說出意見,並且掌握主管當下所處情形(Occasion),讓主管以合適的情緒聆聽你說話。
而能否掌握主管的溝通喜好也是一個職場優勢,配合主管的溝通習慣,決定「情況」、「問題」、「解決方案」的表達次序,從一開始就讓主管想要聽下去。
常見的說話困擾 ➌:聲音缺乏專業感
有些人說話時,明明說話內容有條有理,卻讓人不敢採納其意見,僅僅只是因為他的聲音比較孩子氣。
大家都不希望別人因為自己聲音聽起來的印象,忽略了話語背後的價值。但現實是,人們常依賴聽覺的印象去評估話語的可信度,這就讓人不得不去正視「聲音形象」的重要性了。
聲音形象包含一個人的嗓音、咬字的清晰度、說話時輕重音的分布,還有說話的態度是否從容自在,書中都提供了相關的練習方式。不過我個人最喜歡的是,作者對人們說話時為何緊張,為什麼焦慮深有體會,因此還特別用一個章節來告訴你,該如何正視這些焦慮,找回說話的自信,並且用正確的方式來改善溝通品質。
例如,人們常常在緊張時說話很快,愈是告訴自己要慢下來,語速卻反而愈失控。作者提供了用伸展身體來調整呼吸的方式,讓人在說話時放鬆因焦慮而緊繃的肌肉,掌握到可以放慢說話速度的訣竅。同時,作者也建議職場工作者在接聽電話時將流程與開場白寫下來,減少看不見對象產生的不確定感,消除說話的焦慮。
身為一個聲音教學者,我從本書中也獲益良多,相信你也能透過書中的練習,培養優質的說話習慣,展現你的職場價值,一開口就讓人挺你!