為什麼別人比我早下班？高階經理私藏的75個效率翻倍工作術

前言

第1章 工作的快慢在動手「之前」就已決定
工作「之前」
01工作快速的三項原則
02工作快速的人「起步」一定也快
03就算一開始有所延誤，也要確實做好工作
04確實找出「最花時間的作業」
05前兩次靠蠻力，第三次之後就要講求效率
06不要每次都想拿一百分
遵守交件日期
07「來不及交件！」該怎麼辦呢？
08一個人進行的工作也要決定交件期限
09一旦打破承諾，就會陷入無可挽回的泥淖

第2章 利用習慣動作提高「作業速度」
工具
10打橫使用活頁的方格筆記
11利用行事曆消除「啊！我忘了」的窘況
12加快速度的筆、拖慢速度的筆
13選服裝不用花時間的「標準化」
電子郵件
14電子郵件一定「只讀一次」
15「○○，今天工作辛苦囉」，花三秒的問候語也是浪費時間
16自動分類「重要程度較低的電子郵件」
17輸入收件人 附件 傳送。以最快的速度完成例行公事
18利用「未讀標籤」提醒被委託的工作
19寫電子郵件時，長度不超出螢幕捲軸範圍
資料製作
20製作文件資料時，「手寫」占八成
21發現有用的資料就保存在電腦裡的「寶庫」
22建立文件資料的「固定格式」
23一定要設定自己專用的工具列
24偷瞄從印表機印出來的文件資料
快速鍵
25不使用滑鼠
26一定要記住的六個快速鍵
27以「超速模式」移動指標
28「Alt」是「神奇按鍵」
Excel
29八成外商員工不知道的Excel「祕技」
30瞬間複製貼上一千行的方法
31覺得「函數好麻煩」？務必要學會的四大絕招
32使用公式輕鬆完成工作
33利用驗算預防致命的錯誤

第3章 「團隊的速度」可透過標準化加速
零待機時間
34徹底消除「等待時間」
35任何事都要立即決定
36如何掌握行蹤飄忽不定的主管
37「了解」。每封郵件都要回覆
38透過「讀信回條功能」測量對方開啟郵件的速度
39討論時不再「回去請示」
40以郵件提醒「回到座位後請來找我」
41全員共同遵守電子郵件的「二十四小時規則」
溝通方式
42簡潔是王道，歸納在「一張」A4紙上
43以「圖解」說明，一秒內傳遞訊息
44時時將影印紙與色筆放在辦公桌上
45配合對方的程度來製作文件資料
委託方式
46部下的「猴子」就讓部下自己背
47委託的工作拖到最後一刻才完成
48工作期限中要設定「檢視點」
49對於「該怎麼辦？」回以「你覺得該怎麼辦？」
討論‧會議
50集結適合的人參加會議
51會議進行前，先「宣布」結束時間
52意見不合時，在白板上以圖示寫出雙方意見
53如果準備不足，即刻停止會議
54「會議中每個人都應該發言」，這只是謬論

第4章 學習擠出「原本沒有的時間」
空檔時間
55使用「非智慧型手機」
56以物理性的方式阻絕誘惑
57瞄準車廂內的最佳位置
58在電車內有意識地決定「坐」或「不坐」
59隨身攜帶「筆記套組」
60先決定好緊急時「能犧牲到何種程度？」
集中精神
61建立自己專屬的「庇護空間」
62禁止說「總之」與「暫且」
63不說自己「很忙」
64文件與郵件不留過夜

第5章 利用固定模式加快「思考速度」
輸入
65輸入「事實」而非個人的臆測或意見
66想掌握事實，要改變「觀點」、「視野」、「立足點」
67透過「縱向」與「橫向」的問題快速掌握核心
68透過正面的「質疑」減少重做的機會
69數字不能只看「絕對值」
70為了深刻理解，堅持手寫
思考的「模式」
71套用「模式」思考，不要從零開始想起
72【最速架構1】利用MECE掌握「整體樣貌」
73【最速架構2】利用金字塔建立「結構」
74【最速架構3】建立解決問題的架構
75以兩條線建立架構

結語

前言

　　◎加快工作速度的訣竅容易被「藏入黑盒子」

　　本書把加快工作速度的各種訣竅拆解為「任何人都立刻可行」的實用技巧，並介紹給各位。

　　職場中有兩種人，一種是「工作速度慢的人」，明明每天都加班努力工作，工作卻總是做不完；另一種是「工作速度快的人」，他們總是游刃有餘，俐落地產出成果。這兩種人之間的差異是如何產生的呢？「想加快工作速度」，這應該是許多上班族由衷的期盼吧。雖然如此，卻幾乎沒有人分享快速完成工作的重要訣竅與技巧。

　　理由是，大家都看得到「工作速度快／慢」的結果，但是「為什麼快？」「為什麼慢？」的中間過程難以具象化，所以就不容易從他人處習得技巧。重點是，這些訣竅都被收進個人的黑盒子裡。以電腦的快速鍵為例。快速鍵是任何人都知道的技巧，而工作速度快的人使用快速鍵的數量則多到令人訝異。可惜的是，工作快速的人不會一個一個地慢慢教其他人使用這些快速鍵。

　　靈活運用快速鍵的人與無法善用快速鍵的人，每個動作或許僅有數秒之差，但長久累積下來，表現出來的結果就天差地遠。

　　隨著資歷的累積，逐漸地周遭的人不會再教你「還有更快速的做法喲」，結果許多人維持著「行動習慣」與「思考習慣」都屬於「緩慢型」的模式逐漸老去。

　　相反地，對於工作速度快的人而言，他們把平常實踐的技巧視為「理所當然」，所以也不會有意識地把自己使用的技巧分享給他人。因此，兩者間的距離便以倍數拉開。

　　其實，我自己也是因為被部下問過「咦？為什麼你要這麼做呢？」而察覺自己的做法跟別人不同。這類的經驗多了之後，才確實感覺到自己是重度的「速度狂熱者」。雖然我總是隨時注意著自己的工作速度，不過在那之前，我一直以為大家都跟我一樣。

　　◎以「知道與否」、「做與不做」拉開與別人的差距

　　我自從進入日本ＩＢＭ公司擔任ＩＴ工程師以來，這十四年的職場生涯幾乎都投入系統開發專案。

　　目前在一項超大規模且超級困難的系統開發專案中，帶領一個由日本與中國大連的數百名工程師所組成的開發團隊。我接手這個團隊時，專案內部的工作進度．品質都落在最後一名；然而，經過一年多的時間，我們已經改頭換面，成為一個領先的團隊了。

　　帶領此團隊之初，團隊的工作進度落後許多。為了追上整個專案的進度，首先我們從頭到尾徹底思考，到底要怎麼做才能以最高的效率、最快的速度得到工作成果。因為最後一名以普通的方法去做，當然是怎麼追也追不上的。

　　另外，在整天塞滿會議的狀態中，面對數百名團隊成員，我必須快速地做出精確的指示，以期立刻解決每天發生的問題。在這樣的狀態之下，為了使自己以及數百人團隊能以最快的速度工作，我們實踐了無數的工作技巧，藉此大大地改變整個團隊，而今，我們已經成為一個無論工作進度或工作成果都排名第一的團隊了。

　　光是看到我們的工作成果，你或許會以為我們運用了一般人做不到的困難技巧。其實不然，我們只是一步一腳印地努力實踐「任何人都會的小訣竅」而已。就跟你身邊工作快速的同事們一樣，我們只是知道許多小訣竅，或是自行創造有用的技巧，並且確實實踐而已。

　　◎因為怕「麻煩」，所以想要變得更輕鬆

　　本書羅列的技巧當中，也有所謂的祕技，例如「無法準時交件時該怎麼辦？」像是「一定要準時交件」、「切莫延遲進行」、「一定要戰勝誘惑」等等理論大家都懂，不過，在實際的工作現場中，光靠這些漂亮的口號也無濟於事，這真的讓人很傷腦筋。

　　其實說到底，我自己就是一個會熬夜玩電玩，極為平凡的人，若更進一步深入分析，就是一個極度怕麻煩，早上能多睡一分鐘就不會提早一分鐘起床，還有，喜歡啤酒到怎麼戒也戒不掉的人──本書嚴選了連這樣的我都做得到的技巧，請各位讀者放心。

　　可以說本書的內容是以「因為怕麻煩，所以想又快又輕鬆地完成工作」、「因為怕麻煩，所以不想做白工」等想法為基礎而寫成的。

　　像我這樣的「平凡人」在「沒有漂亮話」的職場上努力奮鬥，希望獲得滿意的成果。如果本書能對像我這樣的人們有所幫助，那就是我最大的榮幸了。