厲害行政工作術：讓主管不能沒有你的成功關鍵！

作者序　祕書，是為誰工作？體貼，又是為了誰？

Chapter1 站在對方的立場
從事祕書工作，絕對不能只顧自己
1.　了解彼此的差異，才能建立良好的關係
2.　迎接客戶時，左手在上
3.　每天都要坐坐看主管的椅子
4.　講電話要注意：「音調的高低」
5.　講電話，也要面帶微笑
6.　拒絕對方的時候，該立刻回答，還是持保留態度？
7.　口語化，讓溝通更順暢
8.　「我覺得這樣做比較好……」其實是盲點
9.　不必裝熟或套交情
10.　不要催促主管回覆，要找適當時機詢問
11.　跟異性搭檔工作，訓練獨立自主的能力
12.　主管說「YES」，也有可能是「NO」

Chapter2 主動把事情做到好
處於被動，就做不好祕書工作
13.　「體察」和「猜測」是兩回事
14.　透過聊天，讓對方放輕鬆
15.　即使有訪客人數多，還是能快速泡出好茶的祕訣
16.　泡茶時，要多準備一個茶杯
17.　分辨主客的方法：最先走出電梯的人是誰？
18.　從走出電梯的方式，掌握訪客的個性
19.　精通祕書工作的必備工具
20.　整理主管辦公桌時，要了解主管的習慣

Chapter3  祕書，要如何打造好印象？
受人歡迎的外表與舉止
21.　祕書，要走走廊邊邊
22.　鞠躬道謝或道歉的正確姿勢
23.　從一早泡茶，掌握主管的最佳狀態
24.　避免誤會的溝通祕訣
25.　即使在公司裡，也要做好日常問候
26.　穿著打扮最重要的不是時髦，而是要合適
27.　跟主管磨合，讓他想跟你談更多
28.　這樣穿，打造機伶的祕書印象
29.　從小動作，就可以看出一個人的工作態度
30.　穿上喜歡的鞋子，讓自己更有精神
31.　隨時都要帶手帕
32.　讓自己的背影充滿自信

Chapter4 讓自己和別人都感到愉快
讓自己樂在工作，成為對方也想一起工作的夥伴
33.　主動導引出雙方的契合度
34.　在最難熬的日子，為主管加油
35.　重整心情，擺脫負面情緒
36.　三個「喜歡」，提高工作動力
37.　工作和生活，不必切換「ON」和「OFF」
38.　保持公共空間的整潔
39.　享受「有人在看」的緊張感
40.　對八卦和批評徹底保持遲鈍
41.　了解主管私下的一面，會有意外的收穫
42.　聚餐前，要做好萬全的準備

Chapter5 貼心的主管，貼心的祕書
我從那些主管身上學到的事
43.　傾聽，讓別人想跟你說更多
44.　祕書，用一句話打動人心
45.　即使無緣合作，也要珍惜寶貴的緣份
46.　關係越親近，越要說句慰勞的話
47.　被糾正用字遣詞，對自己才有幫助


 

作者序

祕書，是為誰工作？體貼，又是為了誰？

　　平常看到一起共事的同事臉色不太好，一副無精打采的樣子，你會怎麼辦呢？

　　你會只是在心裡猜想，對方也許是因為感冒或者是沒睡好，還是會擔心對方有什麼煩惱，主動開口問一句呢？

　　然而，即便我們主動關心對方，常常得到的卻僅是點頭示意或是避而不談的回應。也因此，似乎有很多人認為，不要干涉太多才是體貼的做法。

　　如果是我，一定會選擇主動關心對方。

　　這樣做需要一點勇氣，但我還是會開口詢問。因為，如果知道原因的話，就可以助對方一臂之力，思考自己能不能替對方做點什麼，然後採取行動──這才是成熟大人該有的表現。假如對方「不希望別人過問」的話，就別再追問就好。

　　請你想像一下，如果有人主動來關心自己，這樣的體貼是不是很令人感動呢？

　　像這樣設身處地，才是真正的體貼。

　　不過，這份「體貼」到底是為了誰呢？

　　是為了別人嗎？那麼，當你體貼別人的時候，你快樂嗎？

　　假如你過去一直勉強自己體貼別人，我想給你一個建議。

　　「體貼」不是為了別人，而是為了自己。

　　唯有懂得這一點的人，才會樂意幫助他人，體貼他人，並且感到快樂。

　　而這樣個性體貼的人，總是令人感到愉快又有好感；即使個性內斂，還是會受人歡迎。

　　在這二十多年的祕書生涯中，我曾經遇過一片好意卻適得其反的經驗，也曾經因為無意講錯一句而造成工作上的失敗，甚至無數次為了自己的不夠機靈而感到沮喪。

　　儘管如此，我還是一路堅持過來了，因為我是真心喜歡祕書這份工作。而且，在心裡想像自己是主管，並且從主管的角度來執行祕書工作，是一件很開心的事。

　　回顧我的祕書人生，可說是由許多「一分耕耘，一分收穫」串連而成的。每當我做了什麼反省，或是有了什麼體悟，無論多麼微不足道，我都會把它們記錄下來。

　　用來做紀錄的筆記本，至今已經累積了一百多冊！我從那些筆記本當中，挑出與「體貼」有關的工作技巧編寫成這本書，希望能對大家有所幫助。

　　內容都很簡單易懂。只要養成「祕書精神」（設身處地並採取行動），無論工作或生活都會更加順利——如果能透過這本書，讓大家實際感受到這一點，將是我最大的榮幸。

　　最後，我要對過去服務過的主管，以及曾經一起共事的前輩、後輩、同事與親朋好友，致上由衷的感謝。