10分鐘完成每件工作：讓你優秀的不是努力，而是方法

作者序 做好重要的事，就能減少白工
前言 老是推延工作的六種人

第一章    工作只需要十分鐘
開會只需開十分鐘
當場寫好「會議記錄」，時間不值得花在輔助工具上
花三分鐘寫好「公司內部用報告」，不用幫老花眼的上司工作
公司不需要規格表、事業計劃書，因為一定會改，不需要浪費時間
建立自己的簡報格式，只要十分鐘就能完成各式提案
數據只要三種就有說服力，搜集數據前先拿出結論
真的需要那麼多數據嗎？
每天早上花十分鐘搜集資訊情報
花三十分鐘讀一本書，只讀目錄也比不讀好
處理信件的省時術 : 不用整封讀完也沒關係

第二章 將工作拆解成十分鐘
以「十分鐘」為單位，思考每日待辦事項
盡快處理事務性工作，好好留下思考事業的時間
估計十分鐘就能處理完的事務
管理待辦清單
運用行事曆手冊解決問題
以信件為基礎的TO DO LIST
為TO DO LIST分門別類
安排行事曆的訣竅①排滿預定計畫，不需要「多抓時間」
安排行事曆的訣竅②今日事，今日畢
安排行事曆的訣竅③延遲的工作務必在一星期內補救完
每天都要回顧檢討，重新審視自己運用時間的方式

第三章 不拖延工作的十七個法則
沒有完美的工作，也沒有完美的同事
勇敢推掉做不到的事
不煩惱找不到的答案
遠離扯後腿的同事
和工作速度快的人一起工作
別把工作交給沒幹勁的人
找人幫忙時先做好規畫
當一個「提醒狂魔」
如果在家能更專心，就帶回家做
揪出你的時間小偷
拋棄「依賴電腦」的想法
保持桌面整潔，將垃圾桶放在身旁
不主動打電話給別人
會議是「邊做其他事」的好時機
從討厭的事做起
擬定一套應付「手忙腳亂案件」的流程
與部屬用通訊軟體討論事情

第四章 傷正確的腦筋：「最省時思考術」
找出答案才是工作
豁出去也很重要
把所有選項放在象限圖上一一過濾
不將目光聚焦在太遠的山頂上
預測未來時的正確心態

第五章 讓普通人也能超越天才的「回顧」技術
「回顧」使人成長
自我成長的KPI，是時間、金錢、生活習慣
決定分配時間的目標
確認自己的時間如何運用
按照人生KPI成為自己想成為的人
每週六進行「回顧」
每週日安排「計畫」
如何製作自己的工作地圖
為何堅持回顧

 

前言

老是拖延工作的六種人

　　日本人的生產效率很低。

　　儘管社會上這樣的評論由來已久，但真正意識到自己生產效率很低的人究竟有多少？多數人思考這個問題時，總把問題歸結到制度，而非思考自己工作本身的效率，也因此，如果問大家是否有改變工作方法，往往沒有任何改善的跡象。

　　舉例來說，在勞基法改革的影響下，許多公司都開始強制員工準時下班，但有些人反而因此感到困擾，認為「明明工作量不變，卻得早點回家，實在太強人所難了！」又或者，有些人為了照顧小孩或是生病的家人而無法加班，只能放棄工作效率，自我安慰地說：「工作產出下降也是無可奈何的事」。

　　這些人的共通點都是站在旁觀的立場，想著「我已經盡全力工作了，還是無法提升效率，所以問題都在組織」。當然，組織也必須改善。一定有人會因為工作速度快，反而得替周遭人消化工作，導致自己工作超出負荷的狀態。不過，這種高效率工作者畢竟相當少數。一般說來，就算組織有問題，每個人肯定還有提高工作效率的成長空間。可怕的是，人一旦認為自己「已經沒有成長空間」時，就不會成長了。而會拿起這本書來看，就表示你很希望改變自己的工作效率和成果。

　　事實上，工作效率低的人通常可以分為以下六種類型，這些分析應該能幫大家從中找出問題。

　　類型1、接下太多工作的老好人：也就是陷入拒絕不了工作的爆量狀態，使手頭所有工作速度都被拖慢的人。單從人際關係來看，這種人對周遭人或許是所謂的「好人」，但對企業而言，可就是「壞人」了。

　　這種人往往會接下自己不該負責的工作，或是每個案子都一一仔細應對，而且只要有人邀約聚餐，絕對到場場必到，如此一來，時間當然不夠用。這類人需要的是拒絕的技術和捨棄的勇氣。

　　類型2、什麼都想一手包辦：也就是明明可以交給部屬、發包出去或讓電腦代工的事，這類人卻全都想自己做，結果就是造成工作延遲的下場。這類人多半沒有自覺，但對組織或計畫來說，卻是造成效率停滯的始作俑者。這類人需要的是徹底反省，告訴自己「專注在自己擅長的領域或真正需要解決的工作就好，其他事情放手交給別人」。只要能做到這一點，工作效率就會有巨大的成長。

　　類型3、沉浸在自我滿足中：這種人經常花上超過半天的時間，只為製作一份向上司報告進度的資料，或是花上一小時的時間寫道歉信，連用個釘書機都講究到非以公釐為單位、對齊不可。這類人或許認為自己「做事細心周到」，然而，這種超過對方要求程度的工作方式，只能說是自我滿足或是個人嗜好，就我看來只不過是浪費時間和精力。這時需要的是轉換想法，告訴自己「工作只要滿足對方期待就可以了」，如此一來，應該就能減少許多無謂的白工。

　　類型4、專注力不足：這類人有自制力，工作意願也不低，只是因為容易分心導致工作進度延遲，這時就必須採取預防對策，遠離具有誘惑的環境（打造容易專心的環境﹚。例如，我自己會為了避免使用電腦時受到各種誘惑，辦公桌上不放電腦。

　　類型5、不確定現在該做什麼：也就是明知手上有許多重要工作待辦，進度卻遲遲無法推前，這種時候，原因十之八九出在自己沒有好好整理出「現在」真正該做的工作。手頭工作一多，無論如何都會感到著急，見一件事就做一件事，然而，同時進行所有工作的結果反而拉低了效率。手頭工作愈多時，其實愈該採用微觀管理法，冷靜下來拆解工作，排定優先順位，縝密規劃工作進度表。

　　類型6、評估時太有自信：這類人往往有自制力，工作進度表也安排妥善，卻還是無法準時做完工作，原因多半是在承接工作時評估得太有自信。這裡所謂的「評估」，有時是「評估所需工時」，也就是評估需要多少時間（或人力﹚才能完成工作，有時是「工作評估的課題」，也就是評估工作難易度或可能遇到的障礙等。

　　無論哪一種，因為評估時太有自信，即使制定了工作進度表也無法如期完成，結果拖累了所有預定計畫。

　　為了提高評估時的準確度，工作時必須經常回頭看，檢視狀況。也就是檢查每一次實際工作狀況與進度表的落差，在下次擬定進度表時改善。只要能養成這個習慣，就能大幅提高評估準確度，漸漸學會擬定「不易出差錯的工作進度表」了。

　　我在三十五歲前，只是日本大企業裡的普通上班族。之後進入外資新創企業，幾年後又被委任經營日本企業，推動現在家喻戶曉的溝通平台LINE正式上線。後來因為感受到數位媒體魅力，所以決定自行創業，目前正在經營以年輕女性為對象族群的「C CHANNEL」網路媒體公司。在網路時代，不論是對於個人職務技術或是對企業價值，我始終堅持工作必須重視「速度感」。舉例來說，LINE我只花了一個半月就讓它順利營運， 而CHANNEL也是只花了三個月就完成了產品上線。此外， 在C CHANNEL營運上軌道之前，我除了經營公司之外，還同時擔任上市企業及新創企業的外聘董事，並且在大學裡教課，參與政府活動計畫等等，身兼數職，同時進行各式工作。正因為以速度為優先，才能辦到這些事。

　　然而，我只是個普通的平凡人。這樣的我，能在商場上留下還不錯的成績，不斷完成各領域的工作，關鍵無他，就在於能夠徹底善用自己的時間，並且隨時提醒自己「以最短距離完成最大效率」。基於這些經驗，我樂於將自己平常的工作方法有系統地整理成這本書，分享給大家參考。

　　不可否認的是，書中有些內容，或許會給人「要花多年時間才能達到這些境界」的感覺，對於至今未曾做過時間管理的人來說，想完全照書中介紹的方式進行，可能有些難度。不過，對於為了提高自己的生產力而正在摸索工作方式的人，我想這本書中應該充滿了許多工作靈感與提示。只要能實踐書中一半的內容，想早點回家的人一定能準時下班，想產出更多成果的人一定也能如願增加工作成效。