序
法國大文豪雨果 (Victor Hugo) 在出版鉅作《悲慘世界》後,寫了一封信給出版社,內容是「?」,出版社則回信說「!」。雨果的問號想要表達的是「書賣得如何?」,而出版社的驚嘆號的意思則是「賣得太好了!」。這兩封以標點符號寫成的信,是世界上最短的信,被譽為書信藝術的最高傑作。
日本明治時代的小說家尾崎紅葉 (1867∼1903),曾在晚年時收到友人加賀豐三郎送來的松茸,高興得立刻寫了感謝函,內容只有簡單幾句話,「來了!來了來了!謝謝!」
從以上兩個小故事可以得知,書信往來最重要的是,用簡單的文字,精確傳達出自己想表達的訊息。雨果和出版社之間關係密切,雙方均期待書能有好的銷售量;而尾崎紅葉和友人之間當然也有良好的關係,所以彼此能懂對方的心情。
然而書信往來最大的缺點就在於看不到對方的表情與反應,如果在傳達或理解上有了什麼誤解,在無法立即解釋或再次說明的情況下,可能導致雙方的關係惡化;如果雙方是好朋友,誤會還容易冰釋,但若將背景轉到競爭激烈的商場,小小的誤會都可能帶來可觀的業務損失。
無論使用信件、傳真,或E-mail 的方式來傳遞商務書信,唯一的準則便是簡單明瞭且正確無誤。只不過在規範多禮節多的日本社會裡,還多了慣用的書信寫作原則,或許某些格式看起來過於公式化,但是儘量使用日本人習慣的方式來書寫商務書信,一定也能拉近雙方距離,維持更良好的商務關係。
本書分為五個主題:〈商務書信的基本常識〉、〈日式履歷表〉、〈公司內部各式文件〉、〈公司對外各式書信〉與〈完美商務禮儀活用錦囊〉。在〈商務書信的基本常識〉裡,包含了日文商務書信的概要、慣用格式、寫作的原則與技巧;〈日式履歷表〉裡說明履歷表中各個欄位的填寫技巧,以及寄送履歷表時的禮節規範;〈公司內部各式文件〉與〈公司對外各式書信〉則分別針對公司內部的文書往來,以及對客戶之間的業務溝通與社交應酬,設定各種不同情境,以範例來解說實際書寫商務書信時應注意的細節。最後的〈完美商務禮儀活用錦囊〉中,列出不常使用在一般日常生活中的商務字彙及例句,並以圖解方式解說日本的公司組織、接待客戶時的座位與乘車禮儀等。
其中,在〈公司對外各式書信〉裡,特別設計了一套買賣交易的流程,分別站在買方與賣方兩種不同立場,舉出與日本客戶進行業務交涉時可能需要使用到的書信範例,以為參考。如我方向日方購買商品時,索取商品型錄、請求報價、下訂單、付款等;或是反過來由我方賣商品給日方時,必須交涉商品價格、交貨問題、付款條件等多種不同的情境。
然而,商場如戰場,敵方的戰略與行動難以預測,因此書信範例只能提供類型化的模式,大部分時候並無法完整套用在實際職場中。尤其有關日文裡所謂「敬語」的使用技巧,除了牢記正確的敬語公式與慣用單字之外,還要考慮收信對象的狀況,來判定在什麼樣的場合應該使用什麼樣的敬語。如果對於已經長久往來的熟稔客戶過度使用敬語,也可能反而讓對方誤以為是刻意保持距離。因此,期盼讀者們能從本書中學習日文商務書信的基本原則,衡量職場的實際狀況靈活運用,讓本書成為您工作上的好幫手。