前言
本書要介紹提高工作速度及品質(完成度及正確性)的方法。
‧該做的工作做不完,導致必須加班……
‧才想著大致已經完成了,卻因為小小的疏忽而必須重頭來過……
‧因為出包或失敗,導致原本應有的奬賞或升遷機會泡湯……
你是否曾有過上述經驗呢?很多人可能都曾想過「要是工作能更有效率、無懈可擊地完美達成就好了」。
本書為了實現上述這些願望,歸納出「工作效率高又能不出包」的人究竟掌握哪些要訣。
提升工作速度的同時,也能鏟除失誤、失敗是本書的目標。雖然有關重視效率化、縮短時間、步驟程序的知識不勝枚舉,本書最主要的重點則放在「不犯差錯、失敗」。
人們常說「失敗為成功之母」,但不用我多說,日常生活中的工作或生活,失誤、失敗,誰都希望能免則免。而且,我認為即使挑戰新的領域,為了獲致成功未必要親自經歷失敗的經驗;不,我甚至認為我不能失敗。
這是為什麼呢?因為我們人類是能使用語言溝通的動物,我們大可借鏡他人的失敗經驗。
比方說在挑戰前人未曾涉獵的領域時,所要挑戰的一切,並不是真的百分之百沒有任何人嘗試過。
過去曾有相同目標卻失敗的人、中途受挫放棄的人、做類似的事情,但最後期望目標不同的人……即使嶄新的挑戰,仍有許多近似的不同領域有前車之鑑可供參考。如果是跨入完全嶄新的領域而在第一步失敗自然不在話下,但行經的路程──前人曾經走過的區域就不應再失敗。
確實記取前人的教訓,並且能夠克服,才是一個能獨當一面的商業人士。這麼一來,便取得挑戰新事物的資格。
為什麼鏟除失敗或差錯如此重要?
你是否曾經聽過「失敗學」一詞?
我在二○○二年,和出版《失敗學建議》的畑村洋太郎,組織「失敗學會」。營運至今已長達十四年,持續舉辦活動,因而有幸謹聽各種不同業界的佼佼者經驗,和許許多多的社會人士共同學習。
另外,更在東京大學、上智大學、九州工業大學等為數眾多的研究所,針對失敗學及如何避免失敗規劃課程授課。
除了參與日本國內屈指可數的大企業指導,近年來並列席消費者廳的消費者安全調查委員會,同時進行防患於未然的資訊宣導等工作。
至於為什麼研究工程學的人會對「失敗」產生興趣,那是因為工程學上發生的多數失敗,往往輕易地奪取人們的性命,導致重大事故的發生。
我們的生活周遭,從日常微不足道的小事,到無可挽回的事物中,充滿各種大大小小的差錯、失敗。這些狀況若是發生在工程界,多數失誤都會極端嚴重數倍以上。日常生活中的一根螺絲鬆了,可能會使架子掉落;但發生在工程上,一根微米單位的螺絲鬆了,就可能造成眾多寶貴性命的喪失。
因此相較之下,我們平時對於「失敗」、「失誤」必須比一般人更提高警覺。蒐集有關世界各地所發生的意外事故、醜聞之情報,查證發生重大事故背後的主因(多數重大事故,背後所隱藏的往往只是小小的差錯、失敗),為了避免犯同樣的錯誤,應該怎麼做?
首先是先蒐集這些資訊。
然後為了避免自己,或其他研究人員重蹈覆轍,我們散布這些資訊,與全世界共享。
「失誤」是可能發生在每個人身上的人生風險
「那些重大事故,和我無關。」
如果你有這種想法,奉勸你立刻抛掉。
我剛剛說:「多數重大事故的背後,隱藏的往往只是小小差錯、失敗」。這是千真萬確的事實,任何人都可能發生的小小差錯或過失成為開端,造成無法挽回的憾事,這些案例從來不曾絕跡。
比方說,新聞報導中時常出現的高速公路連環車禍。好幾輛車追撞在一起的重大事故,起因是其中一位駕駛一瞬間沒有注意到前方的關係。要論失誤的規模大小,這可以說只是小小的失誤。
又或是,也發生過因為送出沒有充分檢查的文件,從其中的「小差池」,導致波及數家公司的大騷動等事件不是嗎?
因為沒有定期健康檢查,以致過晚發現疾病,也可以大致歸類為「檢查不充分」的差錯、失敗。
確實防止小小的失敗,一旦發生就妥當應對,是為了防範發生大失敗的唯一途徑。從重大事故到輕微疏忽,進行全面檢核因應,正是「失敗學會」的成立宗旨。
本書所要說明的「效率化」結構
話雖這麼說,本書並非討論失敗學的專門書,本書由始至終論述的失敗都聚焦在「個人」及「工作」事務。具體來說,透過本書可以避免的失敗如下:
‧行程管理疏失、撞期
‧趕不及交貨期限
‧溝通上的障礙、不一致
‧重要文件因為疏忽而寫錯
‧在某個地方計算出錯,最後的數字對不上
‧檢核清單時有遺漏
‧遺失物品,重要的物品不在手邊
‧未能達到業績目標而受到指責
防止這些失敗產生的方法非常簡單,而防止這些失敗就能使工作有效率。而且,剷除差錯、失敗的結果,不就能大幅縮短在工作上耗費的時間嗎?
同時,雖說是「個人失誤」、「工作失誤」,也會在許多方面對公司組織、家人、朋友、身邊的人造成影響。
一個人的失敗,在多數情況下,都會為周圍的人帶來不良影響。一個人在工作上捅出大簍子,很可能需要整個團隊全力以赴,才能力挽狂瀾;萬一是家人、朋友,更是難以撇清責任。
他人的損失就是你的損失。若是能透過本書多少在效率化思考或減少失誤派上用場,希望你能先和身邊的人分享。
若是本書所提出的避免失敗的方法、克服的方式,能夠多少對各位,以及周遭的人日常生活及工作產生幫助,將是我最欣慰的一件事。
飯野謙