麥肯錫時間分配好習慣：20張圖、8個原則， 讓你每一分鐘都比別人有效率！

　　‧進公司就忙著回mail，預定進度做到加班才完成嗎？
　　‧主管交辦的多項任務，怎麼安排執行順序最有效率？
　　‧工作遇到突發狀況，應該由自己處理還是請同事幫忙？
　　‧跟其他團隊合作時，如何溝通協調可以更省時間？

　　★學麥肯錫分配時間，你每1分鐘都比別人有效率！
　　被工作追著跑的原因，說到底，就是沒有養成時間分配的好習慣。
　　本書提出麥肯錫的8個時間管理原則，像是5W2H原則、WBS結構、優先原則……，還有易懂易學的20張圖表，讓你一次就瞄準工作重點，擺脫手忙腳亂、不斷被干擾的困境，從此不再忙得團團轉，而且天天績效紅不讓！

　　★用8原則掌握關鍵，花最少時間完成最多事！
　　◎優先原則：「緊急且重要」的事都能做好
　　許多人都知道「緊急的事必須優先做」，於是忙著處理緊急的事，讓重要的事變得緊急才處理，導致欠缺規劃就草率執行，自然無法達成預期效果。那麼，麥肯錫顧問都優先處理什麼事呢？
　　【方法】
　　1. 用四象限分析法，找出「緊急且重要」的事項。
　　2. 將上述的事項從「待辦」調整為「必辦」。
　　3. 每天下班前，將第二天必辦的5件事列成清單，然後第二天確實執行。

　　◎一次原則：「該做」的事第一次就做好
　　很多人覺得自己做事時間緊迫，總想著先應付一下、再找時間處理，就匆促完成工作而不在乎品質，結果反而耗費更多時間和精力，來修正錯誤。因此，麥肯錫培訓顧問時，總是強調「第一次就要把事情做好」。
　　【方法】
　　1. 將工作分成幾個部分，一次好好完成一個部份。
　　2. 不要求做到完美才出手，可以詢問相關者的意見。
　　3. 吸取前人的實務經驗，以降低失誤率。

　　◎兩分鐘原則：「突發」的事不再疏漏或拖延
　　人們碰到規劃外的事，例如突然客戶要你回電，往往會先想想要何時及如何處理，並列為待辦事項，這就花費5分鐘以上。麥肯錫建議，應該依據「兩分鐘原則」來決定怎麼因應，以避免事情升級為緊急任務。
　　【方法】
　　1. 以「能否2分鐘內完成」做為判斷標準。
　　2. 若能2分鐘內完成，就馬上去做，然後重新專注在既定的工作。
　　3. 若無法2分鐘內完成，便確認處理的優先順序，並列入工作清單。

　　★用20張圖快速理解，在工作與生活上實踐！
　　【圖表】運用WBS結構，分解專案任務
　　【圖表】根據每天的生理節奏，安排關鍵任務
　　【圖表】透過3步驟思考，果斷做出決策
　　【圖表】實行番茄工作法，在緊繃中鬆一口氣
　　【圖表】繼續拖延vs立刻行動，比較兩者的利益
　　【圖表】把握工作與日常生活的4個空檔

名人推薦

　　精實管理顧問　江守智

作者簡介

李志洪

　　畢業於武漢大學管理學院，現為某大型管理顧問公司專業經理人。身為麥肯錫理論研究與實踐者，深刻理解時間管理的重要性，並在探索實務方法的路上有豐富心得。

第二章  任務執行時，麥肯錫習慣先做最重要的事
 
【80/20法則】用80％的精力，處理最重要20％的事
 
雖然按照優先原則應該優先處理緊急任務，但一定要妥善控制在這類事情上花費的時間，千萬不要時常讓自己被綁在緊急任務中。
 
義大利經濟學家帕雷托（Vilfredo Federico Damaso Pareto）提出的80/20法則（也稱作帕雷托法則、二八法則）告訴我們：想高效利用時間，應該將最多的精力花在重要事情上。
 
帕雷托從英國人整體財富佔有模式中，發現大部分的財富實際上只集中在少數人手中，比例約為80：20。這種不平衡的比例存在於各類社會現象中，甚至會不斷重複。比方說，80%的公司效益是由20%的客戶帶來，而80%的同類產品則是由20%的公司生產。
 
由此可知，人生中80%的成功也是由20%的重要事件所構成。因此，我們只要在最重要事情上集中最大精力，就已勝券在握。
 
◎掌握80/20法則，從列清單開始
 
許多人忙了一整天才發現，自己做的都是不值得一提的瑣碎事情，卻一直沒有時間處理真正重要的事，這就是缺乏工作效能。導致這種狀況發生，主要是因為沒有掌握80/20法則──用80％的精力處理最重要20％的事務。
 
這不是要求我們花最多的時間做最重要的事，而是利用最高效的時間專注完成每日規劃。因此，我們可以按照重要程度將隔天要做的五件事排序，並列出一份清單。
 
想運用這個方法，首先得確認以下兩個問題：
 
1. 對自己來說，哪些事情最重要？
 
2. 對自己來說，哪些時段做事最高效？
 
◎找出最重要的事，並專注於此
 
確定哪些事對自己來說最重要，才能有效制定每日計畫、中長期目標，甚至是人生規劃。因此，我們不妨依照以下五個關鍵，初步確定自己的人生要事：
 
1. 確認人生目標，規劃生活方向：想做出合理規劃，首先得根據人生目標來確定方向。唯有站在整體角度上思考，才不會被一時現象蒙蔽，做出短淺規劃，浪費寶貴時光。