0秒說明！遠距工作！立即見效的「紙一張」簡報術： Work From Home的「無聲達標」簡報聖經

前言 口才不好？那就學會「不開口也能讓人點頭」！

序章 從○張到一張
打動人的前提：篩選出關鍵字
無紙化趨勢，你有多久沒列印了？
商務通訊軟體的便與不便
遠距工作的影響
「紙一張」簡報術是解方
通訊軟體使溝通品質下降
「全程數位化」的先決條件
兩個步驟，精煉想法
「思考整理」要多次循環
數位化時代的深入思考工具

第一章 紙一張「思考整理術」
為什麼要精煉想法？
豐田式紙一張的「三個特徵」
用紙一張「精煉思考」
「留白」的影響力
為什麼框格上方要標記「主題」？
「一張」框架的獨創性思考整理術
用「綠筆」畫框格、寫明主題
用「藍筆」整理訊息
用「紅筆」歸納想法
再三琢磨想法的兩大好處
三色筆：零風險、高報酬的技巧
思考就是反覆「發散」和「收斂」
啟動成功開關的紙一張
極簡版紙一張簡報
從不知所措到出神入化
紙一張的應用範圍
如何大量製作簡潔有邏輯的內容
為什麼「三個疑問詞」就能搞定？
邏輯也能打動人心

第二章 紙一張「資料製作法」
八成思考、二成執行
要選擇手寫還是數位化？
從消費型輸入到投資型輸入
看似完美，列印出來卻漏洞百出
將日常語句轉化成正式文體
最常應用的「格式」
填入內容不多也無妨
從腦袋空空到言之有物
投影片十六張＆紙一張，你選哪一個？
紙一張的隱藏版機能：聚焦
不讓聽眾焦躁的簡報技巧
超簡單！視覺輔助技巧
用好照片精準傳達
為什麼不該太依賴「圖表」
檢查三步驟，萬無一失

第三章 紙一張「○秒簡報術」
簡報的本質：不開口也能傳達
內向型人必備的簡報技巧
「○秒簡報」經驗談之一
「○秒簡報」經驗談之一
三步驟完成「○秒說明」簡報
避免電話溝通
電子郵件優於通訊軟體的理由
不「即時回覆」反而提高效率
當面簡報和遠距簡報的優點
要在左側還是右側簡報？有差嗎？
讓人目不轉睛的「視線管理」技巧
說話不斷句，沒人聽得下去
不失焦的遠距簡報法
一眼看出決策關建人物
利用站立位置放輕鬆
「無聲達標」應用篇
觀察自己的表現

終章 從一張回到○張
簡報的最終目標；贏得信賴
紙○張關鍵：高效信任力
從○到一，再從一到○

結語 從熟讀、執行到精煉

前言

口才不好？那就來學如何「不開口也能讓人點頭」吧！

　　感謝你拿起這本書，雖然標題有點誇張聳動，不過內容是實在又實用的。或許你翻閱時會心存疑惑，覺得我在吹牛，但請務必讀到最後。

　　市面上教人寫報告或做簡報的書如汗牛充棟，也許你讀過好幾本，又或許這是你第一次閱讀商管書。無論如何，先讓我說明本書的三大重點。

　　和其他同類型書籍相比，本書有什麼特別之處呢？

　　那就是「時代性」、「不變性」，以及內容上的「稀有性」。

　　先來談「時代性」。

　　二○一五年，我以《在TOYOTA 學到的「紙一張」整理術》（天下雜誌）一書，正式邁入作家行列。該書除了獲得當月商業類排行榜冠軍，更創下年度銷售排行第四名的佳績（根據日本「全國出版協會」發表的統計數字）。承蒙大批讀者厚愛，該書累計銷量高達二十五萬冊，版權更賣到海外，在五個國家翻譯出版，成為名副其實的暢銷書、長銷書（截至目前為止）。

　　除了以作家之身活動，我平日也是從事「教育工作」的在職教育講師，並透過企業內訓或公開演講，接觸全國各地的商務人士。我直今仍會收到許多以該書為主題的演講邀約，故累計聽講人次超過一萬人。

　　不過，那本書出刊至今有五年了。這五年期間，我們身處的商務溝通環境面臨了劇烈的變化。

　　特別是日本實施勞動改革後，出現了多樣化的工作形態。（本書付梓前新冠肺炎疫情爆發，相信疫情會加速變化的腳步）

　　我的上班族生涯大半是在豐田汽車公司（TOYOTA，以下簡稱豐田）度過的。就連豐田的東京本社，也傳出打算在東京奧運期間（編按：原訂於二○二○年舉辦，因新冠疫情延期）讓員工在家辦公的新聞。當年我還任職豐田時，要在公司以外的地方上班必須遵守非常嚴格的規範，光是勞務管理那關就過不了。

　　所以，現在這種不用進公司「不打卡也能順利工作」的劇烈變化著實教人吃驚。但這項變化不會是單一個案，不論你任職的公司規模是大是小，是否也出現了類似巨變呢？

　　「坐上搖晃的通勤電車，出發前往辦公室。看看時間差不多了，就從自己的座位站起來到會議室集合開晨間例會。手邊拿著剛發的資料，前方布幕上投射著簡報投影片。你在昏暗的會議室中，一邊觀看投影片，一邊對照資料，聆聽簡報者的說明。必要時舉手發言、提問、討論，經過一番攻防戰後做出決策，會議結束。」

　　這個風景堪稱日本企業長久以來的常態，所以過去出版的商業書，大半都是以這種場景為前提來書寫。

　　反觀完成於二○二○年的本書，我認為應該配合變化中的企業環境，針對寫報告、做簡報，提出更有新意的想法或手法。比方說：

　　●當遠距會議或洽商需求不斷增加，該如何準備簡報資料？
　　●要如何活用「商務通訊軟體」和「電子郵件」進行溝通？
　　●我們是否該盲目接受「全程數位化」的工作形式？這樣真的好嗎？

　　我基於這些環境變化而下筆。而且也透過平日與各行各業、各類職務的工作人對話，持續調整書中的內容，所以我相信其中一定會有觸及你感到困擾或重視的部分，請務必善加利用。

　　本書第二個特點是「不變性」。

　　目前的商務溝通環境發生了明顯的變化，而人們也習慣把焦點擺在「已經改變的部份」。然而，難道就沒有「不變」或「不得改變」的地方嗎？

　　不管時代或環境如何變化，一些思想或世界觀仍具有價值，亦即「本質」。製作報告或進行簡報時，若沒有先掌握住本質，而硬改成全新的溝通模式，反而無法將訊息傳達出去。明明想讓溝通更有效率，結果卻浪費更多時間在說明上，這根本是本末倒置。

　　詳細內容會在第一章進行說明，但現在先提一點，那就是「製作報告的本質在於精煉思考」。

　　我們之所以製作報告，不只是為了「做簡報時會用到」，而是在整理過程中，順便「深思」自己負責的業務。

　　●我目前負責的業務中「最大的困難」是什麼？
　　●進行這項計畫時，什麼是我「應有的態度」？
　　●這次提案「到底是為了什麼目的」而實行？

　　藉由自問自答，我們得以一邊跟資料對話，一邊「精煉思考」，最終讓反覆思索出來的文字呈現在文件上。唯有透過這個過程，我們簡報時才能充滿自信地侃侃而談。

　　然而，在高呼「無紙化」的現在，聽說有些公司甚至「嚴禁書面報告」。就算沒有那麼極端，對於實施在家工作或使用商務通訊軟體的企業來說，想必員工準備書面資料的需求只會越來越少。

　　我絕對不否定或反對這種溝通模式。

　　只是，這等同於失去為自己擔負的業務進行「精煉思考」的機會，希望讀者能意識到這一點。既然如此，是否有其他製作報告以外的形式，讓我們保有精煉想法的機會呢？

　　第二章會介紹紙一張「簡報資料製作法」。它其實是第一章紙一張「思考整理術」的延伸，你不妨當成一種「思考精煉法」，而這也是任何時代都需要的能力。只要徹底實踐書中內容，你就能靠「紙一張」提升這份能力。不論是寫報告或做簡報，都能對平日的商務溝通帶來助益。

　　用符合「時代」的形式提升不變的能力，這就是「不變性」的意涵。

　　最後一項與其他同類書籍的不同之處，就是「稀有性」。

　　我原本也很不擅長簡報，但如今卻有機會到日本各地演講，專門教人如何改善商務溝通能力。另外，我也在商學院或線上論壇授課，教過的學生不計其數。

　　以前的我面對一群人做簡報時，常常講到一半不知道自己在講什麼，也不知道如何向主管做提案，每天都因為煩惱而導致工作停滯不前。

　　這時，豐田的「紙一張」文化解救了我。

　　該公司有個不成文的規定，就是溝通時盡可能「不空手做口頭報告」，手邊至少要有「一張」資料，讓雙方得以邊看資料邊進行提案、報告、聯繫或討論。對不擅長溝通的我而言，這是非常棒的公司文化。在準備的過程中，我可以篩選、精煉自己負責的工作。以至於我這種口拙的人也能充滿自信地做簡報。因為只要把反覆思索後寫下的「紙一張」給對方看，根本「不用多說什麼，對方就理解了」。

　　這點會在第三章詳加說明，而我認為簡報的本質是：

　　Silence is Goal.（是「無聲達標」而非「沉默是金」喔）

　　換句話說，我希望大家明白「簡報的目標＝盡量達到不開口也能達成目標的境界」。

　　你將在本書學會「紙一張」的簡報能力，而「Silence is goal（無聲達標）」便是其中心思想。既然幾乎不用講話，自然能夠「節省時間」。

　　從前得花三十分鐘才能完成的簡報現在只要十分鐘，多練習幾次後，說不定一分鐘內就能搞定！或許有不少人看到書名時會想：「○秒說明簡報？怎麼可能？」但這絕對不是噱頭，是有可行性的。

　　儘管聽起來像天方夜譚，但我後面會交代如何完成「○秒說明」的簡報。

　　沒錯，這就是本書有別於其他書籍的一大特徵：「稀有性」。

　　內容都是依據曾經不擅長做簡報的我，親身經歷如何透過紙一張資料整理術成功克服障礙的故事。

　　許多簡報書都是由充滿個人魅力的作者所撰寫。不過，你是否也有莫名吸引人的特質呢？如果是，就不需要讀這本書了，只要繼續發揮個人魅力即可。

　　但如果你跟從前的我一樣，既不擅長簡報，也不擅長與人交流，並且真心希望「不開口就能完成工作」的話，那麼本書絕對是你必備的「案頭書」。

　　倘若前言有任何地方引起你的共鳴，請務必讀到最後。