推薦序
一場有故事性又符合商業邏輯的好表達
孫治華
.這是繼《Google 必修的圖表簡報術》之後,應該要暢銷的商業表達書籍了!
因為這是同一位作者的寫的,但是風格與商業的延伸性更完整了,《Google 必修的圖表簡報術》這門課我在商周已經講了六年,我負責的部分是如何用圖表說故事的部分,我常笑稱,真正要學講故事,很多人看了N本書都學不會,這本書加上前言也才三個章節在講故事,所以我的部分就是將說故事中該學的再補充上去,但是現在作者把這一段也補上去了,而且閱讀起來簡單、務實、有流程、有表單。
.他不僅只是說故事,而是有充分的商業考量為基礎
我覺得這本書很有意思的點是,雖然作者說這一本書比較適合一些演講的情境,但是我卻發現他相當的務實,在第一章的〈核心想法表單〉中,其實就已經是一個非常細膩的說服策略的規畫,而且還有很多自問自答的問答集可以讓妳對說服策略可以有更完整的思考面向,像是:
. 他們關心什麼?是什麼給他們動力?
. 是什麼讓他們感到害怕,或者讓他們夜裡失眠?
. 是什麼激勵他們?是什麼導致他們想要付諸行動?
. 是什麼阻止他們行動或讓他們猶豫不決?
. 他們為什麼會支持你?
. 他們為什麼會拒絕你?
我覺得這些問題真的是很適合商業表達經驗比較少的朋友去思考的方向,可以提升講者對於報告主題更深一層的認識。
.對說故事的情境也有充分的理解
很多的作者會把自己分享的內容當作是一劑萬靈丹,但是怎麼可能?像是你為什麼銷售成績不佳?因為你不會商業簡報,為什麼你團隊領導不好?因為你不會商業簡報,為什麼你的主管不青睞你?因為你不會商業簡報,這是一種窄化、狹隘的思維。這本書也主動地跟大家分享什麼樣的情境是不適合講故事的,像是那種有固定格式、公司有訂定架構的簡報不合適,像是「觀察、研究主題、假設、實驗、分析和結論」的這種報告。
但是像我們這種報告的老手就知道,這樣的報告本身比較難成為一個故事,甚至硬要講成一個故事還會遇到企業文化衝擊(沒必要跟文化對撞),但是我們會讓自己的表達有故事性,或是變成我們在觀察中做一個故事開場(小單元)勾起聽眾的注意力,或是在結論時說一個未來的影響與願景,說明這報告之後的應用面向甚至是未來的市場價值,這依舊是一個故事應用的場景。而這本書則會有簡易版的故事弧會帶著大家去思考自己的故事架構。
.從平鋪直敘的思維走到故事設計,再變成一份商業簡報的全流程說明
這本書很實際的點就是在了解了這些故事的規畫之後,他還直接舉例與拆解該怎麼將這些便利貼變成一份簡報的細部分解說明,甚至已精細到選擇色調的部分!而重點是這本書也是我第一次看到有商業表達書籍接露了為什麼Google、臉書這些國際大廠公開在社群中的商業簡報是那麼具備(無講者的)閱讀性,就是因為他們懂得將描述性標題如「供應商分析」變成預示性標題如「改變供應商策略,降低成本,提升品質」,這看似簡單的修正卻是很多人簡報報告是否流暢的關鍵,在這本書中也有了很棒的著墨。
作者就是真的像要把你教會,從我一位職業講師的角度來說,這一本書就是一堂課程的濃縮啊!該有的高度策略與關鍵執行細節都寫在這本書了,還有豐富與真實的案例給你們做參考。
這一兩年我在企業內講《改變說服力的商業簡報術》的時候,總會在開場的時候問大家幾個問題:「假如,有一份曾經被人拒絕過的簡報,記住,是被人拒絕過的簡報,今天我們上了簡報課,我們把簡報做得更漂亮,我想問各位『這份簡報就會過關了嗎?』」這時候學員往往都搖搖頭,我往往會在追問「假如,有一份曾經被人拒絕過的簡報,假如我們把資料補充的更完整,我想問各位『這份簡報就會過關了嗎?』」學員都依舊搖搖頭。
那漂亮的簡報沒有辦法幫我們解決瓶頸?資料豐富的簡報也沒有辦法幫我們解決瓶頸?那商業表達到底要學什麼?
現在,我們就來好好的閱讀這本書吧!這裡面會有各位想要的答案。一場有故事性又符合商業邏輯的好表達。
(本文作者為簡報實驗室創辦人)
推薦序
讓你的聽眾都能「願意聽,能溝通,想行動!」
張忘形
當時受邀寫這本推薦時,我受寵若驚,我何德何能幫Google總監推薦她的簡報書啊。但也因為如此,希望透過我的一些文字,讓你知道為什麼應該要看這本書。
首先最重要的是簡報情境,我覺得簡報可以簡易區分成兩種。
第一種是上班時可能要面對的週報、月報和結案報告。我把這類的簡報統稱為資訊整理型的簡報,而如果你平常要做的簡報是這種,我必須老實說這本書可能不太適合你。
然而另一種簡報,是當你有機會站在台上,跟一群人闡述你的理想甚至產品時,你該讓聽眾跟著你的思維前進,甚至最後能夠行動或買單,我把這樣的簡報稱為「溝通型簡報」。
而這本書全部的內容,就是從溝通型的簡報出發。而他的獨到之處是,他不只講技巧,還能讓你從0到1的完整學習。
所謂從0到1,是因為簡報其實是一個很難的學問,主要是他可能需要對聽眾的觀察、對內容的思考、對視覺的美感、對表達的掌握、個人的魅力,以及臨場的反應。
畢竟沒有一個簡報者能樣樣精通,所以有些可能專注於視覺、有些專注於表達結構,而有些則是分享實戰經驗等等。就算都有提及,但很可能比較是一個一個的技巧,而不是全面的思考。
然而這本書除了對表達的語氣無法用文字傳達,以及個人魅力需要更多累積之外,其他都已經包含在這本書裡了。而在每一個篇章中,作者都會給你確認表或是他思考的脈絡。
舉例來說,在內容設計的時候,裡面就有核心想法的思考表,我個人覺得這張表的價值就超過這本書的價格了。我自己在很多情境中,也都是用這樣的方式思考並且產出。
想想,如果能夠透過這樣,釐清你的思路與內容,讓你的一個小提案通過,或是現場有一個人買單你的產品,那麼是不是就已經直接賺回來了。
當然,還包含了內容構思的便利貼法,以及資料整理時怎麼去蕪存菁,故事編排怎麼樣才能夠引人入勝等等,全部都有完整的步驟可以直接套用,更有作者的簡報對照參考。
而如果你是書名中有故事而翻開這本書,那麼你會發現,整本書的內容也像是一個故事的鋪陳。一開始我們可能什麼都沒有,所以作者帶著我們從分析聽眾到規畫內容,就像是勇者要出發前,我們需要先掌握資訊。
接著是從故事,文字,圖表和風格,作者一步一步把思路跟我們分享,就像前輩傳承裝備給我們一樣,讓我們遇到問題時,能夠照著上面的方法解決。
還有模擬上台,建立自信,自我介紹,讓我們在上台前有最棒的準備,就像是勇者出發前的訓練。
而我覺得這本書對我而言最有趣的,是最後一章節的簡報成功,他幾乎提到了各種簡報容易發生的情境。
例如給我一個很好提醒就是,不要貶低自我,因為當你有自信,聽眾才會覺得你更有影響力。
又或是現場發生了意外,我們的心態可以怎麼調整等等。這些都是很少在其他簡報書上出現的內容。
如果你對於溝通型的簡報有興趣,例如提案,銷售,甚至演講時,讓你透過《說一場有故事的簡報》,讓你的聽眾都能「願意聽,能溝通,想行動!」
(本文作者為溝通表達培訓師)
推薦序
三大區塊規畫好,簡報成效自然好
林長揚
想像一下,當你正要規畫一份重要的簡報時,你的第一步會是什麼?
是打開之前下載的投影片範本?還是開始瀏覽各種圖庫素材網站?或是試試AI工具的生成功能?
如果你真的這麼做,你的簡報之旅可能會有點繞遠路,甚至有可能走不到目的地。
這是因為投影片設計雖然是簡報的一部分,卻並不是你第一個該考慮的事情(更何況有些簡報場景甚至不會用到投影片)。
如果我們拉高觀點來看,你會發現一場好簡報是由三大區塊所構成,分別是:「規畫」、「輸出」與「實戰」。
規畫:這是簡報最重要的第一步,通常涵蓋目標設定、觀眾分析、架構鋪陳等內容。
當中最需要先思考的就是目標設定,也就是你想從這場簡報獲得什麼成果,例如:「簡報結束後,客戶會詢問其中一個方案的細節」「演講結束後,有至少20位在場的觀眾會來交換名片」等。
目標確立了,我們就能辨認出哪些觀眾是達成目標的關鍵人物,並透過分析他們的需求和喜好,篩選出他們希望得到的內容。
接著才能利用好的架構鋪陳吸引觀眾,讓他們的專注力一直維持在高點,並記住我們的簡報重點。
輸出:透過目標設定、觀眾分析、架構鋪陳規劃好簡報核心內容後,我們可以評估本次簡報的呈現方式。
是要用投影片輔助說明?還是純口頭講述?或者要利用白板、白紙邊畫邊講等,決定好呈現方式後,才能做相對應的準備。
例如,若決定要製作投影片,就要先確立設計的自由度,是可以完全讓我們自由發揮,還是需要遵循企業的品牌規範?主要觀眾對哪種類型的投影片有偏好?
接著我們要確保每張投影片的排版是否符合簡潔的原則,讓觀眾觀看時覺得清楚又舒服。就算不用投影片,也要思考相關的細節,才能讓簡報不被扣分,並順利達成目標。
實戰:當內容與呈現都準備好了,我們可以來做簡報上場前的準備。
我自己會從這三個方向做準備:「練習」、「場地設備」和「撰寫攻略」。
練習不用多說,就是讓我們熟悉簡報內容,並可以藉此降低緊張的程度,避免上台簡報時過度緊張而表現差。而練習的方法有好多種,未來有機會再跟你分享。
而若想要讓簡報加分,場地設備確認是非常重要的一環。例如是否能用自己的電腦、有沒有麥克風、座位安排、燈光調整、線材規格、觀眾的視角等。
確認的愈詳細,簡報的成效愈有保障。推薦你可以依照自己的習慣列一張清單,才能確保場地設備的狀況都在你的掌握之中。
最後是撰寫攻略,我自己會寫兩種攻略,第一是「可能會被問什麼問題」,藉由觀眾分析與簡報核心重點,來預想觀眾問的問題並先寫下解答;二是「突發狀況該怎麼處理」,像是電腦當機、沒有音樂、簡報時間被縮短、停電、地震等,先想想該怎麼辦,真的發生時就不會驚慌。
我始終相信「三大區塊規畫好,簡報成效自然好」,因此這三大區塊是我每次簡報必定會用心規畫的重點,推薦你也試試看。
如果你想開始卻又毫無頭緒,這本《說一場有故事的簡報》將會一步步帶你規畫出好簡報,快繼續閱讀下去,踏出成功簡報的第一步吧!
(本文作者為企業簡報教練、《懶人圖解簡報術》作者)