商用文書

　　有效溝通無疑是驅動成功企業的動力，但是書面溝通的重要性往往遭到忽略或被視為理所當然。以書面表達自己是非常重要的，這在你對顧客和同僚的影響力方面也很重要。許多人都很害怕寫作，但是如果你能夠面對焦慮迎頭痛擊，通常就可以讓自己感覺輕鬆一些。由於商業世界前進的步調太快，清楚而有效的寫作，其重要性更甚於往，唯有將新點子轉化為文字，送交具有決策能力的人，它才能夠成真。

　　內部的溝通，諸如備忘錄與會議紀錄，往往都很快就被棄置不用，而外部的溝通——信件、電子郵件、傳真與新聞稿----最多也只得到些許的關注。書寫的溝通方式不僅不會減緩商業交易的速度，它還可以保證不會有任何誤解阻礙流程的進行。然而，如果文字的運用不當，書寫的確會造成反效果。任何形式的商業文件都是如此。假如你呈交的文件看起來一團混亂，未經深思，人們對你也將產生類似的看法。如果簡明易懂，能夠幫助你的機構迅速而有效率地執行一項計畫，人們對你的能力就會留下深刻印象，而且這種印象將和文件本身一般長久。

　　有效書寫對你的一天過得好不好其實會有很大的影響。它可以提高生產力，改善與同仁間的關係。而且它在工作之外也是一樣地重要。本書將幫助你訓練自己以讀者為中心，做出簡潔而有意義的溝通。它將確保你寫出的每一個字都能產生最大的效果，讓你無疑走在通往成功的道路。

　　企業成功的一大要件，就是以文字溝通想法的能力：

　　＊ 找出自己的文字風格，寫出最佳效果。
　　＊ 重新學習書寫藝術，以取得適當而具影響力的效果。
　　＊ 了解確認讀者的重要性，以及不同對象對你的風格及語調的影響。
　　＊ 了解書寫的目的，籌畫如何傳達你的訊息。

作者簡介

密吉．吉利斯（Midge Gillies）

　　自由商業作家，她的作品散見各報的財經商業版，諸如《金融時報》（Financial Times）、《衛報》（Guardian）以及《浩杉磯時報》（Los Angeles Times）。 她擔任城市（City，英國倫敦的金融重地）特派記者多年，也擔任過《公司財務》（Corporate Money）的作家與編輯。蜜吉花了多年時間，以簡明易懂的語言詮釋復雜的概念，而在本書中，她更帶出她在這些技巧上的經驗，論及其深度與廣度。

譯者簡介

江麗美

　　中山大學外文系學士，美國科羅拉多大學新聞暨大眾傳播學院碩士。譯有《耶穌談生活》、《街頭律師》、《非洲˙馬里多瑪》、《瑪雅》、《有效求才》、《有效求職》等書。

1

為何有效商用文書很重要？

在今日步調快速的商業世界裡，書寫文字的重要性很容易遭到忽視。瘋狂的腦力激盪會議之後，就會浮現令人驚艷的新點子，產品的買賣是透過網際網路，交易是利用視訊會議與行動電話進行。實在很難理解人為什麼還會需要書寫文字的紙張。

然而，正是由於商業世界前進的步調太快，清楚而有效的寫作，其重要性更甚於往。唯有將新點子轉化為文字，送交具有決策能力的人，它才能夠成真。網際網路也許可以將全世界的人連結在一起，但是它的運用是否成功，則視其使用者利用文字進行有效溝通的能力如何。一項交易唯有當參與的各方都簽署文件，確定彼此同意的事時，才算真正「成交」。

文字如何讓你進行得更順暢

書寫的溝通方式不僅不會減緩商業交易的速度，它還可以保證不會有任何誤解阻礙流程的進行。然而，如果文字的運用不當，書寫的確會造成反效果。任何形式的商業文件都是如此。