前言
又快又有料的回覆,是如何練成的?
「明明有很多想說的,卻沒辦法好好表達……」,是許多人的煩惱。
例如在開會時,被主管或同事問到:「你覺得呢?」卻無法好好地說出想法;情急下牛頭不對馬嘴,當下真的有夠丟臉!要是當時能擠出點像樣的意見也就罷了,但多數時刻,腦袋根本一片空白。
又例如,在找工作面試時,明明自認企圖心比任何人都強烈,卻無法以言詞準確地傳達想法;言談如果太過天馬行空就容易缺乏說服力,而只知道拾人牙慧,也會被認為「想法膚淺」。
此外,在撰寫企劃案時,明明腦海中浮現隱約的輪廓,卻怎麼也想不出貼切的言詞作出具體的描述;好不容易寫出來了,卻被批評「不夠具體」、「內容似曾相似」而被直接打了回票。
以上這些「無法將想法化為言詞」的情境,是許多商務人士的煩惱,而本書正是告訴讀者如何透過自我訓練,將想法以具體的言詞表達出來。
訓練方法其實非常簡單,將一個問題或主題寫在空白A4紙的最上方,把腦中第一個想到關於這個問題的想法寫在A4紙上,詳細內容在第三章會再說明;要注意的是,寫完一張A4紙的時間,不能超過兩分鐘,以及每天都要練習三個問題(三張A4紙的書寫練習)。
每天持之以恆,養成「言詞表達訓練」的習慣,之後只要有需要,你就能在任何時刻,讓恰當的言詞靈光一現。為什麼只要透過一張A4紙的書寫練習,就能提高表達能力呢?就讓我接著為大家揭曉答案吧!
‧把話說得漂亮,不等於「表達力」
翻開本書的你,是否也有想法很多、但表達不清的煩惱?本書正是為了苦於「表達能力不佳」的人而寫成,並不是寫給文字創作者的專業書籍,而是適用各行各業的一般人和上班族。
在書中所提到的「(言詞)表達力」,是泛指開會、談判、簡報、製作報告、寫企劃案、及時匯報等工作上必備的「商務能力」。若是缺乏適當的表達力,可能會讓人認為「怎麼會講出這種不經大腦的話」、「實在不懂他到底想說什麼」,很難得到好的職場評價。
然而,儘管表達能力如此重要,但在平常幾乎完全沒有訓練的機會。前面提到在許多場合無法好好表達的人,通常會從書店琳琅滿目的「溝通類書籍」尋求解方。只可惜,即使學習再多這類書籍中的技巧,依然無法提高表達能力。因為目前市面上所有和溝通能力有關的書籍,都著重在如何「巧妙地表達」說話內容;換句話說,這類書籍所談的「表達技巧」,都屬於「已經知道如何將想法說出來」之後的階段。
這就如同學習再多料理的烹調技術,依然無法提高食材本身的品質;無論後期階段的「話術技巧」學得再怎麼嫻熟,依然沒有解決前期階段「將想法化為言詞」的問題。
如果你煩惱的是如何把想法以清楚的言詞說出來,就不該執著於怎麼把話說得漂亮或是如何有技巧的回話,而是先訓練自己如何好好表達想法。
‧表達的「能力」比「技巧」更重要
很抱歉現在才自我介紹,我是荒木俊哉,在電通廣告公司已擔任十八年的廣告文案撰稿工作。
一提到文案撰稿人,許多人可能誤以為我們是靠高超的「表達技巧」謀生,但實際上這個職業的工作,都是先從表達能力、也就是將想法輸出成言詞開始。
或許你會感到意外,文案撰稿人最初的工作,就是聆聽(廣告)客戶的聲音。多數客戶對於他們的商品或服務雖然有強烈的想法,但絕大多數都無法轉化成貼切的言詞。因此,撰稿人必須先從客戶端蒐集資料,理解「該說什麼」才能傳達出他們的想法,並將這些想法轉化成文字或言詞。
接著再問問自己,從消費者的觀點來思考,他們對這些文字或言詞有什麼感受,檢驗「該怎麼說」,最後才寫出廣告詞。
在這個過程中,必須將客戶的「想法」一而再、再而三地轉化成文字(言詞),最後再思考「該如何說」。講得極端點,最後這個「如何說」的階段可能只占整件工作的5%,文案撰稿人的工作,有95%是將想法轉為具體言詞的作業。
話雖說如此,其實我過去也完全不擅長這麼做,無法將客戶的「想法」好好地轉化為文字和言詞,看了前輩寫出經過轉化後的文案,我甚至提不出任何
意見;當時前輩問我有什麼看法時,內心其實完全不知該說什麼才好……。
而且更重要的是,當時還無法順利做到「言詞化」的我,寫出的廣告詞幾乎完全無法打動人心。網路廣告以數字殘酷地呈現出消費者的反應,差到讓我對客戶充滿愧疚,而什麼廣告大獎對我而言,根本是遙不可及的夢想。雖然學過所謂的「表達技巧」,卻無法提升撰寫文案的能力,直到有一次我突然領悟,原來問題本質出在我的表達能力、也就是將想法轉成言詞的能力太差。
細思之下也是理所當然,真正能打動人心的,是「說了什麼」,關鍵在於實質內容;空洞的內容再怎麼費心說得天花亂墜,人們也能敏銳地看穿那只是表面的包裝。
不論穿上多麼漂亮的衣服來打扮自己,最後人們重視的都將回到「內在」。相同的道理,「實質的說話內容」才能產生語言的力量,溝通的本質就是「言詞化的能力」。
‧秒回思考力的書寫訓練
我察覺到「言詞化能力」的重要性,開始努力地自我訓練,在歷經各種嘗試錯誤後,最後發掘出本書中「言詞化能力」的表達力訓練方式。
自從開始這個訓練以後,我的人生發生了很大的改變,而且不是漸入佳境式的緩慢改變,而是脫胎換骨般的急遽變化。
在獲得日本國內的廣告文案獎之後,很幸運地連續榮獲日本國內外共計二十座以上的獎項;過去表現始終差強人意的我,竟然接連獲得全球三大廣告獎中的坎城國際創意節(Cannes Lions),以及被譽為設計界奧斯卡的The One Show 廣告創意獎。
此外,也收到了許多被文案吸引而來的工作委託,請我負責國際性活動的概念設計(Concept Making),或是擔任海外國家層級的企劃活動等,至今承攬過全球五大洲、共二十多個國家的廣告文案工作。
我也受到大學及企業的邀請,參與演講或研習活動,並得到許多參加成員的正面回饋—
「現在即使突然被要求發表意見,我也能立即說出明確的回答。」
「我的言談更加具體,說服力明顯提高了。」
「現在能把想說的話確實地表達出來,也時常被人稱讚『你的意見很一針見血』。」
「表達能力並不是與生俱來的才能,而是任何人都可以透過訓練養成。只要掌握這個方法,相信任何人都做得到。」
那麼,我又是如何快速提升「言詞化」的表達能力呢?其實,只是「將浮現腦海的想法」寫在A4紙上、將想法輸出為文字的練習。
‧把「想法」具體化的書寫練習
可能許多人會納悶「為什麼是寫筆記?」一提到筆記,多數人都認為那只是「記錄的工具」。不過,我希望透過本書讓大家知道,寫筆記還有更厲害的功能,那就是「可以將想法文字化、具體化的工具」。
我們絕大部分的模糊思緒,通常幾乎都沒有以「言詞/文字」的形式儲存在腦中,而只是以如同薄霧般朦朧的曖昧意象狀態存在,就像是「感覺」或「概念」。當人們只是說話或在腦中思考時,有許多事情在不知不覺中就會停留在模糊不清的意象狀態,無法轉化為言詞。
相對的,「書寫」則是必須將這種模糊的感受或概念,轉化為能具體表達的「文字/言詞」。雖說是理所當然,為了寫下來,就必須把平時「模糊的思緒」具體輸出轉換成言詞,等於強迫自己置身於「必須要將想法具體地文字化」的狀態,而這樣的實際行動,就是書寫。
當漸漸習慣本書使用的言詞化表達練習,把腦海中模糊的意象不斷地轉變為明確的文字,這麼一來,增加平時腦中的「明確言詞」、提高腦中「文字顯現的解析度」,就能在緊要關頭信手拈來所需的語彙。
另外,可能有人會覺得自己「腦中一點想法都沒有……」,其實原因也是相同的。這樣的人只是有模糊的意象、解析度低到幾乎看不見,但實際上一定存在自己的想法。
首先試著一點一點地寫出腦中已經有的想法,「什麼都好,總之,先寫出一項試試看」的嘗試非常重要!讓寫出的這一段話、一個詞猶如觸發點,產生拋磚引玉的作用,藉由寫下來的第一個想法,聯結到腦中其他原本模糊的意象(想法),也能自然而然地文字化。
然後,更進一步將一段段文字化的言詞寫在筆記上,會再次成為觸發點,讓其他的「模糊意象」也能轉化為具體的文字言詞。
每天重複這個循環的過程中,你的言詞解析度會愈來愈清晰,最後就能讓你的言詞表達既具體又明確。運用筆記工具,是為了「把思考言詞化」而使用,發揮思考的真正價值。
‧訓練出能立刻「秒回」的表達力
說雖這麼說,也不是要做什麼費力的練習,只需不斷地把浮現腦海的想法一一寫出來即可。
不過,時間限制是「一張A4紙兩分鐘」,每天三張,總計寫六分鐘,把這件事當成每天的習慣。這樣的練習就足以在短期內飛快提升你的言詞化能力;只需要兩個星期,你應該就能感受到:「咦?竟然文思泉湧!」
把時間限定在兩分鐘以內,不只是為了讓再忙的人也做得到,而是因為我平時在撰寫文案時就感受到:藉由提高一點難度的時間限制要求自己,更能專注於把想法具體地文字化。
在會議上被問到意見,或是面試時突然被提問、企劃書一直停滯不前等等……,不論任何時候都能靈光乍現,找到一針見血的詞句並回覆。本書的言詞化能力訓練的終極目標,就是像這樣達到極致秒回表達的狀態。
‧兼顧表達的「速度」及「深度」
若能做到秒回表達,不只能加快找到語彙的「速度」,也能將說話內容的「深度」提高到最大極限。有些人能夠毫不猶豫地講出觸及核心的意見,往往是因為他們可以在瞬間就說出來。我們常會誤以為,要透過深思熟慮才能產生具有說服力的話語,其實相反!我們必須兼顧言詞的速度與深度。
你完全不需要過度繃緊神經,反而要盡可能地放鬆心情投入文字語彙化的練習,這樣能更容易、更流暢地產生更多言詞。此外,這個練習的目的是進行「(將自己的想法)言詞化」的訓練,並不是為了在別人面前展示,因此不需要求字跡工整漂亮。
最後,簡單地介紹本書各章的內容─
第一章,探討「為什麼言詞化能力如此重要」的原因。
第二章,則要介紹「如何才能把想法轉化為言詞」,以及「為什麼要用A4紙」,更加具體地解說練習的結構。
第三章,介紹如何增強言詞化能力的具體書寫練習過程;第四章的「實踐篇」,則是模擬不同的商務場合,並提供具體的訓練範例。
最後在第五章,是為了希望更進一步磨練言詞化能力的讀者,補充說明更多的訓練方式。
另外,如果天天練習的話,可能會不知道該提出什麼問題,因此隨書附贈「秒回表達力五百則訓練題庫小冊」,提供給各位讀者練習時的參考。
衷心期盼各位能實踐本書的方法,感受到「隨時都能秒回表達」的喜悅,那就再好不過了!