經理人月刊 110招搞定所有EXCEL報表 (電子雜誌)

做報表、畫圖表，一點都不複雜！

搞定兩大Excel必備觀念，
成為分析資料、做報表的強者

採訪．整理．撰文 / 韋惟珊

明天下午給我這個月的業績概況，我想了解各產品的銷售表現，也討論一下這波促銷活動的成效。」主管一聲令下，你得從一大堆檔案裡挑出相關的銷售數字，再仔細整理和比較，才能提出開會要用到的資料。光用想的，就已經頭昏眼花，當然忍不住抱怨：「又要加班了！」
你在工作中，會用到Excel嗎？你都怎麼使用呢？輸入顧客名單、記錄銷售資料…？如果你以為Excel只是讓你把資料輸入進表格裡，那可就小看它了！它不只是單純的「表格」，還是上班族處理各種資料必備的好工具，可以幫你排列整理、統計分析、對照比較、繪製圖表，在老闆有資料需求時，馬上做分析、找解答。
可惜，大部分人一想到Excel，就會出現「難用、複雜、看不懂」的煩躁感。比方說，明明付出了很多心力做報表，卻因為不知道怎麼檢查和驗算，資料常常出錯，落得被主管指責不夠細心的下場，令人無比挫折。
「不會有一個軟體是開發出來折磨人的。Excel是分析資料的絕佳工具，如果你用起來不上手、極其耗時，那很可能是用的方法不對。」Microsoft MVP微軟全球最有價值專家王作桓指出，Excel是一個只要學習「部分功能」，就會發揮「強大效益」的工具。
只要學習「部分功能」，
分析資料不再費時、費力
很多Excel使用者都以為，會用函數的人才是高手。對王作桓來說，懂得用內建工具的人，才是真正的效率達人，因為「有些軟體本身的功能就能解決的問題，幹嘛費心力輸入落落長的公式？」像是排序、篩選、小計，都是很容易上手，又可以快速分類整理資料，得出你想要訊息的實用工具。
要說哪個內建工具非學不可，「絕對是樞紐分析！」只要原始資料是資料庫格式（第一列為資料內容的標題，每筆資料由上往下、一列列輸入，中間沒有預留空白列或空白欄），就算是新手，都能在30秒內產出想要的報表。至於精熟樞紐的人，大概只要10秒，就能輕鬆分析和比較資料。王作桓觀察，樞紐分析已足以應付85%以上的報表問題，實用性比函數高、學起來也容易，「只有樞紐分析做不出來的報表，才應該考慮函數。」
如果使用函數的能力已經很強了，更進階的就是要自己撰寫程式語言的VBA（Visual Basic for Applications），它能讓Excel自動處理繁瑣的步驟，但是大多數人其實用不到，除非你真的很有興趣，否則不需要額外花時間學習。
在超過20年幫企業做電腦培訓的經驗裡，他發現，許多人只知道個別公式和功能的用法，不懂得整合運用，或是根本沒搞懂過Excel運作的邏輯，所以才總是選錯工具和方法，導致事倍功半。其實，「只要觀念正確，很多報表是幾分鐘就能做好的。」
公式設定一次就好，
無須每格修改才高效
比方說，想要提升效率，在使用函數時就要追求「設定一個公式，Excel就幫忙複製到其他需要的儲存格，無須手動修改公式內容」。Excel在複製貼上公式時，本來就會自動調整計算的資料範圍，例如，在第二列資料的末端使用加總函數（計算第二列資料的總和），再把函數複製到「第三列」後，公式會改為計算「第三列」總和。
但有時候，公式複製貼上後卻算不出想要的結果，主因是輸入公式時儲存格的「位址」（參見P.12）設定有誤，因此想追求做報表的效率，一定要搞懂「位址」的用法。
要從「會用Excel」進階成為「使用Excel節省工時」的高效工作者，先以這兩大觀念做基礎，再深入學習Excel實際操作的用法。在接下來的內容裡，我們將一一拆解高效率的資料整理術、做出一眼看出重點的報表、到分析資料所需的小技巧（文中圖示全部參照Excel 2013版），帶你按部就班、全部學會，操作熟練之後，便足以應付大多數的分析資料需求。

編輯台時間

別再為了Excel加班！

數位內容主編 韋惟珊

求學時為了一窺職場真面目，我特意申請大型企業的實習機會，企圖體驗上班族生活。工作內容我已經不太記得，但在一個短短的暑假，主管教會了我一項至今受用無窮的硬技能：Excel。
我一開始按照主管交代的做法，拉表格、輸入公式、統整銷售數據。直到離開這份工作，進到其他公司後才發現，之前累積的Excel處理能力並不是每個上班族都會，卻絕對有需要。理由有三：
首先，當同事必須空出一個早上整理資料、分析數據、做出報表，你不到一小時就能完工，正確率比別人高，空出來的時間就能做別的事情，不再被制式工作壓得喘不過氣。
再來，懂得活用Excel，通常會成為同事之間的「傳說」。「資料超多筆，還有重複的，要怎麼挑出來？」「收到各部門回傳的報表，我要一一key in數字才能整合月報，有夠累人，怎麼做比較快？」當你「一鍵」秒速解決同事的困擾，不僅得到崇拜眼光，更能累積職場好人緣，下次想找人幫忙，沒人會拒絕。
最後，能把數據整理成直條圖、圓餅圖、銷售毛利分析表，主管會覺得你交上的報表更清楚。而且每當他針對數字提出疑問，你可以立刻開啟「樞紐分析表」，進行交叉分析、得出結果，解決他的困惑、做出決策，自然被視為值得信任的好幫手。
今日，Excel依舊是工作者提升效率的重要工具，尤其在資訊爆炸的時代，我們更需要迅速統整資料與數據。這麼划算的自我投資，怎能放過？只要跟著本期特刊，即可快速掌握Excel使用觀念和技巧，從此搞定繁瑣報表、省下最珍貴的時間！

CONTENTS

004 別再為了EXCEL加班！

搞定所有
EXCEL報表
110招自學硬技能

006 做報表、畫圖表，一點都不複雜！
搞定兩大Excel必備觀念，
成為分析資料、做報表的強者

PART1 高效資料整理術

008 儲存格格式
星期變日期、數字變文字，
選對格式就不用重輸入
012 儲存格位址
搞懂相對位址與絕對位址，
複製公式不出錯
014 資料剖析與資料驗證
批次分割資料、建立選單，
有效提升處理速度
018 尋找及取代
不只找字還能找指定格式，
精準挑出所需目標
020 好用內建按鈕
高手私藏！7個小祕訣
讓報表更專業
022 常用快速鍵
熟記3大組合，
輸入資料不再是苦工！
024 Excel出錯了？
解決10個常見錯誤代碼，
完成零失誤的報表
025 實戰應用
做報表常遇到的3個困擾，
教你用更快的方式解決

PART2 做出老闆認可的報表

028 單一/多重欄位排序
誰業績最好？資料分類排列，就能一目瞭然
032 小計
不用函數也能做運算！
8步驟完成資料分類統計
034  格式化條件
快速標出「前段班」，
凸顯報表重點
036 常用圖表
工作最常用的6種圖表，
精準表達數據重點
042 美化圖表
7個微調報表的小技巧，
瞬間提升圖表可讀性
046  列印範圍
Excel怎麼印才不會破碎？
學會設定，輸出精美報表

PART3 分析資料的技巧

048 MAX / IF / COUNTA / COUNTIF
初學者必學！4大基礎函數，
分析報表立即上手
052 SUM / SUMIF / SUMPRODUCT /
 3D SUM
加總函數有4種，
只會一個你就虧大了！
056 DATEDIF / TEXT / EDATE
工時、年資、合約到期日，
用函數計算才不費力
060 VLOOKUP
整合不同報表的好幫手！
自動查找比對，填入指定資料
060 自動篩選
從上萬筆資料中，
快速挑出你需要的訊息
066 樞紐分析
精熟樞紐功能，
8成分析需求迎刃而解
070 資訊圖表化
把樞紐分析報表做成圖，
變身動態圖表
074 超實用內建表單：甘特圖、
預算表、銷售紀錄表
套用範本、省略製表時間，
立刻開啟工作模式

PART4 保護檔案的小訣竅

078 保護工作表
限制他人編輯檔案，
守護資料完整性
079 自動存檔
系統幫你定時備份，
當機也不怕檔案消失