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我們在日常生活中較容易接觸到的財務表格,不外乎家計簿和家長會的會計報告書等資料。而這些都可視為純粹以金錢「出」和「入」來表示的收支計算表。以家計簿為例,爸爸的薪資和媽媽兼職打工的薪水均為「收入」,而餐費、水電瓦斯費、教育費、房貸等費用則為「支出」。家計簿上會紀錄每一項應支出項目是否已經支付款項,並且將收入和支出的差距以獲利和虧損來區分。如同下頁圖表中的例子一樣,僅紀錄現金「出」和「入」的做法,在會計上就將這樣的表格稱為「收支計算表」。
家計簿等收支計算表屬於任何人都能輕鬆理解的表格,但是結構如此簡單的表格,卻有無法正確顯示該組織或團體狀況的缺點。更重要的是無法藉由此收支計算表看出財產或負債的比例多寡。舉例來說,家計簿裡有所謂「支付房貸」的項目,由此可知該家庭每個月必須支出多少金額在房貸上。
然而,光憑家計簿並無法得知該家庭擁有價值多少的住宅,或是還有多少房貸沒有繳。該家庭可能是擁有一棟大房子,但卻背負高額且長期的房貸;也可能是住在一間小房子裡,但每月應繳的房貸和貸款時間也相對比較短。這些資訊全都無法從家計簿上得知。更何況我們想知道的往往是公司,而非家庭的狀況。
為了正確獲知一間公司的狀況,絕對有必要了解該公司擁有多少資產,以及背負多少負債等資訊。而正因為收支計算表無法呈現這些重要的資訊,因此光憑這樣的表格作為公司結算依據,是絕對不夠的。
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