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如果決策發生在截止日前夕,這根本就是一場惡夢,而且所有後果得自己全部承受。
其實,有個方法能夠避開此情況。
那就是及早向主管「報連相」。
若是在工作時能事先設下基準點,並經常與主管及客戶保持連絡、取得共識,就能避免釀成無法彌補的悲劇。
舉例來說,假設主管交代你寫一份簡報計劃書,在完成目錄階段時,最好先向主管討論相關內容,像是「這樣的大綱OK嗎?」或是「行程表留待『日後檢討』可以嗎?」等等。
這麼一來,主管就會當場下達「這樣就行了,照這個大綱繼續進行」或「這個部分省略」等指示,如此就能避免日後出現大幅方向的變更。
不僅如此,說不定你還能從主管那裡得到減輕作業負擔的資訊,像是「這樣的話可以參考去年的範例,或是可以請教○○先生,就能得到有用的情報」。
如果發生問題時也一樣。
一旦等到狀況惡化才向主管「報連相」,只會讓事情變得更嚴重,且通常都為時已晚。此時,及早報告就顯得相當重要,所謂能幹的人,總會掌握先機搶先一步行動。
出現狀況時,若能優先向主管報備,就能在最短時間內發現問題,然後向你指示應對的方針。
有位國外的經營者曾說:「如果是壞消息我想在昨天就聽到,那麼好消息留到下週再說也可以。」其實言下之意,就是及早掌握不好的消息,就能避免錯誤的發生或是持續惡化。
◎「請給我3分鐘時間」的前置効果
當你想向主管「報連相」時,而他正坐在辦公桌前工作,這時你一定不知道是否該打擾他吧?換做是你會如何向主管開口呢?
大部分人一定都會問:「您現在方便嗎?」
此時,主管往往通常也會這樣回答:「啊,抱歉,晚一點再談」或是「現在不行」;這麼一來,明明只需花費幾分鐘就能解決的案件就得延後處理。
其實,有個好方法能夠避免發生此情況,那就是先說,
「請給我1分鐘(或3分鐘)的時間。」
只要採用這個方法,由於主管已知花費的時間,就會馬上改變心態聽你報告。
「若現在去搭話,主管一定在忙」、「待會就要開會了,現在去搭話只會打擾主管」等,多慮雖然是人之常情,然而顧慮太多,到頭來還是會造成主管的困擾。
因此千萬不能因為顧慮對方、事事徵求對方的意見,結果卻無法順利完成報告、連絡和商談。
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