訣竅5： 透過「減法思考」，指示不超過3項
 
我目前擔任研習課程和座談會的講師。在還不是很熟悉這份工作的時期，我常為編寫教材所苦，總是擔心會遺漏些什麼，想把重要的內容全都寫進去。在課堂上，有時還會因為我想說的東西太多，導致無法在時間內結束。某天，我在學員填寫的問卷上，看到有人反應：「聽不懂老師到底想講什麼。」
 
我因此心念一轉，決定試著只教大家最重要的事，並大幅縮減教學內容。改變做法之後，我驚訝地發現學員們的評價反而變好了。原本以為縮減教學內容，會被認為教學不夠用心，沒想到卻獲得完全相反的評價。
 
某天，我當面詢問某位資深學員對課程的感想。對方的回答聽在我耳裡，更是有如當頭棒喝。
 
「我之前覺得，吉田先生的課程雖然很充實，可是要學的東西有點太多、太複雜。不過，現在感覺好多了。老實說，短短兩個小時，能夠理解的東西實在有限啊！」
 
想想確實如此。以前我曾經負責製作公司的廣告傳單。當時的我，總是在有限的紙面上，盡可能塞進大量的商品資訊，深怕漏掉什麼。但這麼一來，也模糊了傳單中真正想傳達的重點。想當然，這張傳單完全沒有發揮集客效果。
 
後來，我找專業廣告設計師商量，將傳單改以簡單明瞭的方式呈現，才招攬到不少新客戶。
 
要交辦工作給部屬時也是一樣。領導者的話越多，部屬越容易混淆工作內容。因此交辦工作時，要傳達的事項固然重要，更要找出不需傳達的事項。
 
越會交辦工作的領導者話越少，不會交辦工作的領導者話就越多。在傳達工作事項時，請減少多餘的資訊，只選擇能讓部屬理解並接受的必要資訊即可。
 
指導部屬或提出工作指示時，絕對不能太過貪心，請將具體行動控制在三項以下。如果想傳達的事超過三項，請在下一個階段再告訴對方。畢竟人一次能記住的事有限，一旦接收大量資訊，往往很難掌握其中的重點。此外，如果交代的工作項目太多，部屬可能會急於完成每個項目，而喪失自我判斷的能力。
 
你是否也有因為被交代太多工作，而感到不知所措的經驗呢？一位稱職的領導者交辦工作時，要盡量減少傳達的事項。部屬無法處理好工作，時常都是因為上司太貪心，一次交代太多事。
 
交辦工作時，請注意以下兩個重點。
 
①省略不必要的資訊。
②盡量精簡地交代工作內容。