（3）長尾夾
 
請準備夾口5公釐和7公釐的長尾夾。
 
重點：迴紋針很容易脫落、報夾很占收納空間，使用起來都有些不方便。請根據文件的厚度選擇長尾夾，夾好之後還可以反折的長尾夾最方便。
 
（4）螢光筆
 
請選購能同時寫中粗字及細字的螢光筆，而且最少要準備2種顏色。
 
重點：方便在資料上標記關鍵字。如果要用顏色來區分，一頁不要超過3種顏色。
 
（5）Ｌ型透明文件夾
 
如果想用顏色來區別文件的類別，請準備5種不同顏色的透明文件夾。
 
重點：不會立即使用的文件很容易遺失，所以不妨就做個提供「暫時置放的資料夾」。另外，如果配合使用的目的，分別使用5種不同顏色的透明文件夾，之後要找文件會更方便。
 
（6）彩色標籤貼紙
 
請選購圓形、直徑14公釐到20公釐，有紅、綠、橙、藍、黃、白6種顏色的彩色標籤。
 
重點：顏色具有說服力。先在文件貼上彩色標籤，既容易尋找文件，也方便歸回原位。
 
（7）B6便條紙
 
請選購紙張輕薄、B6大小、有底色（例如淡藍色）的便條紙。
 
重點：可把筆和便條紙搭配成套，放在辦公室許多地方，需要時就撕下來帶著走。一張便條紙大約可以寫200個字，想要保留的話，就用釘書機釘在A4大小的厚紙板（pasteboard）上。