第一章
 
「會議目標」的鐵則
一切均依「反向計算」加以設計
 
The goal
 
我和日本人共事的感想就是，沒意義的會議特別多。所謂的「沒意義」換言之就是「沒有目的或是沒有目標」的意思。
 
原本會議只不過是為了某個目的而討論，藉此產出結論的方法。假使目的不明確，寧可不要開會還比較好。
 
一切都以目標為依歸。無論是「時間」、「對象」或「地點」，是否應該召開會議取決於目標，目標不同，正確答案也會隨之改變。如果想讓會議變得有意義，最重要的是先明確的用言語表達「想要獲得什麼」開始做起吧！
 
太多只有「題目」，卻沒有目標的會議
 
這是我的公司與某家企業一起進行打造創新人才專案時的事情。我們固定每兩週舉行一次約莫兩小時的會議。
 
一方面這是由「人事經理主導的專案」，每次開會的議程（agenda；指會議的議題。接下來均統一稱為議程）都是由那位人事經理製作，不知道是不是因為太忙的緣故，事前準備老是趕不上進度，一直要等到開會前一刻才會收到議程資料。
 
當然，誰也沒能在事前閱讀會議資料，所以會議開始的時候，大家都是處在「那個⋯⋯今天是要討論什麼？」的狀態。會議結束時需要討論出什麼結果，就連負責主持會議的人事經理也不知道，總是什麼都沒決定就結束了。
 
而且沒有任何一個參加會議的成員明確知道整個專案的目標到底是什麼、現在是處於哪個階段。
 
等得不耐煩的我就開門見山的告訴人事經理：「直到開會之前才決定議程，大家也不清楚每次開會的目標，在這種狀態下就算出席會議也不會有成果。話說回來，這個專案的整體目標究竟是什麼啊？」
 
結果人事經理告訴我：「這件事就交給我吧！我已經向總經理簡報過這個專案，也獲得他的同意了。」接著便讓我看那份簡報資料。
 
簡報資料的內容是「所有行業的商業模式正在急速變化」、「科技也持續發展」、「因此我們需要一個可充分運用科技，並且從公司內部帶動創新的人才培育制度」等等，全都是些含糊不清、讓人無法評論的內容。至於「對於創新人才的要求條件是什麼」、「要從外部雇用人才，還是由公司內部培養」、「需要多少預算」這些重要的具體目標則是隻字未提。